Usted se puede comunicar mejor

Hablar es fácil, comunicar no tanto. Un emprendedor o líder de una empresa debe contar con buenas habilidades de comunicación. El éxito de una empresa se facilita si las comunicaciones entre todos los colaboradores se dan fácil. Hay que crear el ambiente propicio. Mejore sus habilidades de comunicador.

La comunicación no es decir algo, es lograr ser escuchado y comprendido. Toda comunicación es una actividad humana y por lo tanto tiene que ver con significados, entendimientos, sentimientos, necesidades e ideas. Igualmente, cada persona tiene su particular estilo para comunicarse.

Un aspecto importante de la buena comunicación en la empresa es crear un ambiente que la promueva. Dentro de la cultura de su empresa, la abierta comunicación entre todos debe ser una de las características sobresalientes. Puede empezar por ser transparente y directo sobre los retos, oportunidades, amenazas y las finanzas de su empresa. Con toda certeza, sus colaboradores saben que usted y su empresa gana más que ellos. Lo que no tienen claro es que usted enfrenta mucho más riesgo que ellos. Con la transparencia en la comunicación eso debe quedar claro. Uno de los riesgos evidentes que los empleados desconocen es que sin el esfuerzo coordinado de todos, la empresa puede dejar de ser viable, desapareciendo la fuente de empleo.

Un proceso normal de comunicación tiene etapas:

• En primer lugar, DEBE ENVIAR UN MENSAJE. Trasladar su pensamiento a palabras no es suficiente. Debe usar un lenguaje claro y ajustado a su audiencia. Evite modismos, palabras vagas o propias de la industria. Si usa metáforas, evite las agresivas como “hagamos la guerra” o “rompamos el cuello a la competencia”. Este tipo de mensaje le resta positivismo a la comunicación. Antes de enviar su mensaje, cerciórese que tiene la información correcta. Revise los supuestos que esté haciendo, indague sobre la validez de los mismos.
• Una vez enviado, el MENSAJE DEBE SER RECIBIDO. No hay comunicación hasta que se cerciore que lo comunicado fue recibido y entendido como usted lo envió. En esta etapa, las preguntas se convierten en una herramienta muy valiosa. Con éstas, obtiene información de los receptores de su mensaje, sabe que perciben y que piensan. Escuche las respuestas a sus preguntas sin prevenciones. Recuerde que las preguntas en esta etapa son para confirmar si su mensaje fue entendido. El diálogo que se crea, con preguntas suyas que muestran interés en los pensamientos de sus colaboradores, además de aclarar el mensaje y de validar supuestos, constituye un elemento importante de la construcción de una cultura de comunicación abierta en su empresa. La comunicación construye entendimiento. Promueva el respeto. Dos personas gritándose no se comunican.
• Ya confirmado que el mensaje fue recibido en forma correcta, para que la comunicación sea efectiva DEBE HABER UNA RESPUESTA. La meta de la comunicación es lograr que en su empresa pasen cosas, que haya acción, que se mueva hacia la consecución de los objetivos.

Para mejorar sus habilidades de comunicación, debe empezar primero por evaluarlas. Los pasos indicados antes le permiten verificar si un mensaje que envía es recibido con precisión. Para mejorar:

• PRACTIQUE. Entre más comunicaciones haga y revise que llegan en la forma correcta, mejor. 
• Establezca en su agenda MOMENTOS DE COMUNICACIÓN. Estos son espacios que usted se da para intercambiar con sus colaboradores, que ellos identifican y usan. Las comunicaciones uno a uno y en grupo deben fomentarse.
• Evalúe su ESTILO DE GERENCIA y ajuste su forma de comunicación. Por ejemplo, si usted es una persona dominante acostumbrada a dar órdenes en cuanto al qué y cómo hacer cosas, puede oscurecer la comunicación. Un estilo abierto que permita algo de riesgo y tolere errores de los cuales se aprende, facilita un ambiente de comunicación.
• Las personas en general solo registran entre tres y cinco temas que se le comuniquen en un mismo mensaje. Por esto, AFILE SU MENSAJE solo para comunicar lo justo y necesario. Si requiere comunicar muchas cosas, sepárelas en varios eventos de comunicación.
• Las comunicaciones empresariales son tanto sobre TEMAS POSITIVOS como negativos. Ambos deben ser tratados. Cuide de todas formas que los mensajes positivos superen los negativos. Si hay mucho mensaje negativo, las personas tienden a bloquear su habilidad de escuchar.
• Al comunicarse verbalmente, cuide que su LENGUAJE CORPORAL transmita el mismo mensaje hablado.
• ESCUCHE a sus colaboradores. La comunicación exitosa es de doble sentido. Concéntrese en el mensaje que le transmiten y evite las distracciones. Mantenga abierta la mente a las ideas, si no está de acuerdo, no pierda la sintonía. Tome con seriedad la información que le dan y escuche las sugerencias. Recuerde que no tiene que hacer lo que le sugieran pero si explicar por qué no lo hace.
• Si hace PROMESAS cúmplalas. Si no lo hace, se creará un ambiente cínico en relación a lo que comunica y promete.
• En la comunicación NO HAY TEMAS VEDADOS. Puede y debe comunicar sobre logros, alcances, aspectos positivos y sobre fallas, caminos equivocados, problemas en la organización. La comunicación clara ayuda a buscar e implantar soluciones.

Los problemas de comunicación y las malas comunicaciones son de todos los días en muchas empresas. Las consecuencias van desde herir susceptibilidades hasta serias pérdidas de productividad. 

Debe administrar dos tipos de mala comunicación: 1) inadvertida, 2) a propósito.

Las malas comunicaciones inadvertidas se dan por descuido de las personas. Hay falla en la claridad o no se toma el tiempo para escuchar. Esto es parte de la naturaleza humana y lo empeora la presión del tiempo debida a muchas ocupaciones. Una persona puede estar “escuchando” a otra pero en realidad su mente y atención está en otro tema.

Esto se corrige siguiendo los pasos indicados antes, poniendo más atención al mensaje, creándolo con mayor claridad, comunicando con más frecuencia y siempre cerciorándose que ha llegado con claridad y precisión.

Es más difícil corregir las malas comunicaciones que se dan a propósito. El origen de éstas es la falta de confianza entre las partes. Quién recibe el mensaje, escucha lo que quiere y conviene, lo que se ajusta a sus necesidades. Carecerá de importancia lo que los demás piensen, hacen o dicen. Por su parte, quién envía un mensaje, solo entregará la parte que satisface sus intereses. 

Para resolverlo, usted como líder de un grupo que sufra este problema, deberá romper el círculo vicioso en el que unos transmiten un mensaje malo y otros escuchan solo la parte conveniente. 

Empiece por establecer claros resultados esperados para toda comunicación que haga. Es frecuente que se den problemas de comunicación porque las personas no saben lo que se supone deben hacer. Use esquemas de retroalimentación para indicar en forma individual a las personas aspectos buenos y malos de su comportamiento. Reúnase con frecuencia y constancia con su grupo. La falta de confianza solo desaparecerá si se da una comunicación genuina de doble sentido. Requiere tener paciencia, tomarse el tiempo que sea necesario y comprometerse.

En el video Cómo entendernos mejor se explora otra faceta de la comunicación.