Váyase tranquilo de vacaciones

Descansar de las exigencias de trabajo y de la concentración y dedicación que implica sacar adelante una empresa es importante. Descansado se trabaja mejor. Alejarse ocasionalmente de las tensiones del día a día, le permite ver su negocio desde otra perspectiva que le permitirá explorar nuevas ideas. Unas bien planeadas vacaciones son la mejora forma de lograr esto.

Unas vacaciones, para quien dirige una empresa, son buenas tanto para la salud de la persona como del negocio. Pero nunca se vaya cuando esté pasando por una crisis o resolviendo un problema serio. El estrés de estar alejado es peor. Cuando algo grave se presenta, necesita la familiaridad de estar cerca de lo que conoce y maneja. 

Sin embargo, unas vacaciones planeadas, cerciorándose que las cosas en su negocio está en orden, son muy productivas.

Primero se requiere un cambio en la forma de ver las cosas. Los siguientes son pensamientos y sentimientos usuales.

Es normal pensar, al decidir tomar unas vacaciones que está abandonando su negocio y que cuando vuelva estará desordenado y con miles de errores por corregir. O puede creer que la gente se relajará, bajará la guardia y descuidará el trabajo. Usted ha trabajado muy duro para sacar adelante su empresa y espera que sus colaboradores hagan lo mismo. Por esto, puede pensar que al tomar vacaciones está dando un mensaje errado a su gente al relajarse.

Proponemos otro marco de referencia. 

Planear todo en su empresa para que tomar vacaciones no sea ni causa de estrés, ni de ideas equivocadas de su gente y mucho menos, de oportunidad para que la productividad se disminuya.

Lo primero que debe construir es un grupo de gente buena, responsable y comprometida. Y desarrollar con éste, desde el principio, unos claros procesos y sistemas diseñados para las actividades críticas. En el artículo Selección de colaboradores encontrará algunas recomendaciones.

Recuerde que debe existir claridad respecto a quién toma ciertas decisiones que son de su competencia, cuando usted está ausente. También debe determinar quién tiene autorización para firmar documentos y quién será el encargado de manejo en los bancos.

Contar con ese grupo de colaboradores que se comportan de forma igual si usted está o no, demuestra a todas las personas que se relacionan con su empresa, clientes, proveedores, bancos, entre otros, que usted es una persona competente que puede construir un equipo sólido con control de las cosas y que planea con inteligencia su tiempo y puede darse la libertad de descanso en unas vacaciones. Este enfoque es además una importante fuente de motivación para su equipo: las personas sienten que confían en ellas, y al el dar ejemplo de tomarse unas vacaciones, saben que usted aprueba que todos tengan su vida personal y que los ratos de ocio programados están bien.

Por extraño que parezca, un buen equipo será más productivo cuando usted se aleja algunos días. Las personas del equipo dedicarán todo su tiempo y energía a adelantar sus trabajos, sin verse distraídos por los asuntos y actividades nuevas que usted les lanza cuando está en el trabajo. No se preocupe: después de unos días lo extrañarán y cuando regrese, estarán dispuestos de nuevo a las tareas que usted disponga.

Cuando usted está ausente, crea una oportunidad de desarrollo para todos los miembros de su equipo. Les permitirá percibir cómo es el negocio sin usted. Valorarán sus contribuciones y aprenderán a pensar solos y buscar soluciones a los problemas. Les facilita crecer como colaboradores. Evalúe en detalle, cuando regrese, las actividades realizadas, apoye y felicite a todos los que contribuyeron positivamente; guíe y ofrezca retroalimentación a quienes la requieran.

Cuando se va de vacaciones, quiéralo o no, se lleva el trabajo en la cabeza. Esa es una oportunidad de oro para ser creativo. Durante las vacaciones, tendrá la posibilidad de ver desde otra perspectiva su negocio. En su descanso, no solo recarga las baterías sino que aclara la mente. Al estar de vacaciones, implica un entorno diferente. Pensar sobre los problemas y oportunidades en ese ambiente diferente, posiblemente lo llevará a decisiones más creativas. Cuando está inmerso en el agite del día a día es difícil pensar en cosas novedosas.

Algunas personas consideran que es una herejía llevar trabajo a las vacaciones o mantenerse en contacto con la oficina. Y como se sienten intranquilos al irse, simplemente no salen de vacaciones. Combine ambas cosas con inteligencia: tómese sus vacaciones y mantenga el contacto pero con orden y disciplina.

Hoy en día con las muy diversas opciones de comunicación, tomarse unas vacaciones totalmente perdido no tiene ningún sentido. Pero no abuse de esa posibilidad de comunicarse. Establezca un esquema de comunicación antes de viajar y enfatice que solo lo deben contactar para aquello que no da espera. También planee quién quedará a cargo mientras usted está por fuera y la forma como se mantendrá comunicado con esta persona. Determine las horas y días en que estará disponible. Revise el correo de su teléfono, si lo tiene, solo en esas ocasiones. Debe quedar claro a su gente que los mensaje que envían serán leídos en ese horario predefinido y que tendrán una respuesta también de acuerdo a esas horas. El resto del día, tome el sol con tranquilidad.

Estar conectado le evita sorpresas: plazos de actividades que perdió, eventos que suceden, avisos que llegan y requieren acción. Pero también le da tiempo para descansar, compartir con su familia o simplemente pensar sobre los temas que quiera.

Durante las vacaciones también tendrá tiempo para ponerse al día: cosas para leer, temas para pensar. Además de descansar, puede que se le aparezca la idea brillante que estaba esperando.

Delegue

Tarde o temprano, un negocio llega a la etapa en que sus gestores no pueden continuar el proceso de crecimiento sin la ayuda de otras personas. Cuando identifique ese momento, ya debe haber desarrollado un grupo de colaboradores en los cuales confía y que ayudarán encargándose de muchas tareas que ha venido haciendo hasta ahora. Podrá así liberar tiempo para pensar las rutas y estrategias apropiadas para el futuro y propósito definidos.

Una habilidad importante, que libera su valioso tiempo para ocuparlo a temas relacionados con la evolución de su empresa hacia el crecimiento sostenido, es la delegación de tareas en cabeza de sus colaboradores. 

Crear un adecuado esquema de delegación es vital para hacer crecer la empresa. 

Si no lo hace, todos los días invertirá su tiempo en mantener las cosas como están. Nunca tendrá tiempo para el pensamiento estratégico ni para tomarse un descanso. Todas las personas acudirán a usted en búsqueda de solución para todo tipo de problemas.

No es una tarea fácil 

• Lo primero a superar es su propia prevención para dejar que otros hagan algunas cosas que le parecen importantes. 
• En segundo lugar, debe aprender a resistir el deseo de involucrarse en todo. 
• Tercero, acepte que los demás tienen formas diferentes de hacer las cosas. Si el resultado es el mismo, ¿que importa la forma? Puede sugerir una forma que a usted le ha servido pero no se case con ella. Permita que el colaborador innove y enriquezca el trabajo con sus ideas.
• Por último, acepte que se van a presentar errores (y recuerde que usted también los ha cometido). Lo importante es aprender de ellos para no repetirlos.

Muchas ventajas

La delegación es una excelente forma de asegurar que las tareas se hagan en menos tiempo. Facilita construir equipos de trabajo. Es una forma buena y simple para hacer sentir valiosos a sus empleados. Sienten que hacen algo con valor para la empresa. Es una herramienta de motivación.

Al dar responsabilidad a los colaboradores les está demostrando que confía en ellos. Esto es importante en la construcción de un ambiente empresarial sano. 

Fomenta que adquieran nuevas habilidades. El sentimiento de responsabilidad y de crecimiento personal son aspectos importantes en la tarea de retener a los empleados (ver artículo Retenga a sus empleados). Crea un terreno propicio para la realización personal de cada colaborador, elemento importante en la eficacia empresarial. 

Todo se puede delegar. 

Todo, eventualmente, se debe delegar. Debe saber hacerlo creando las condiciones adecuadas.

¿Cómo delegar?

Como propietario o gerente necesita enfocarse más en asuntos y temas que adicionen valor superior a la organización. Típicamente, estos son los temas que solo usted es capaz de atender. El resto deléguelo. Pero nunca se olvide de ir preparando a alguien para que haga esas cosas que “solo usted puede hacer”.

Empiece por hacer una lista de todo lo que hace. Revise su agenda y haga memoria de los temas que lo ocuparon en el último mes, o más, si lo recuerda. Emplee Pareto (el 20% de algo genera 80% de resultados) y determine su 20%. El resto, deléguelo.

A continuación, establezca si ese 20% de actividades con las que se ha quedado, realmente generan valor a la empresa y si usted es bueno ejecutándolas. Si además disfruta haciéndolas, tal vez no son tareas que de momento deba delegar. Sin embargo, no deje de pensar si alguien en la organización puede hacerlas mejor que usted. 

Separe las actividades repetitivas de las que no lo son. Las primeras son candidatas a ser delegadas. 

Siga ahora los siguientes pasos:

1. Ya ha completado el primer paso: la lista de actividades para delegar.
2. Identifique la persona adecuada para delegar cada actividad de su lista. Confirme que tiene las habilidades y puede completar un proyecto o tarea en un tiempo definido. No se detenga si la habilidad no está completamente desarrollada. Una de las funciones de la delegación es posibilitar que los colaboradores mejoren. Empiece por tareas sencillas para construir la confianza suya con las capacidades del colaborador y para dar tiempo a que éste se sienta cada vez más capaz de tareas de creciente importancia y complejidad.
3. Especifique los resultados que desea. Prepárese bien para indicar con claridad qué es lo que desea. Si improvisa y está cambiando en forma continua el objetivo que busca al delegar, transmitirá un mensaje equivocado. Comunique con claridad a quien delega, de cuanto tiempo dispone, el presupuesto asignado, el contexto para adelantar el trabajo, tipo de comunicación e informes que requiere, indicando frecuencia, contenido y formato. La buena comunicación no es acerca de lo que usted dice sino lo que recibe el otro. Confirme si ha entendido lo que usted ha transmitido. Pida a quien delega que diga qué ha entendido. Confirme si la persona tiene el adecuado nivel de compromiso para adelantar el trabajo y si entiende las consecuencias de no hacerlo dentro de los parámetros definidos. Debe ser claro y evidente para el colaborador las razones por las cuales el resultado es importante y la forma como contribuye con los resultados generales de la empresa.
4. Escriba los pasos, uno a uno, que ha venido empleando para realizar la actividad que está delegando. Esto da claridad y precisión a todo lo que debe ejecutarse. Son las instrucciones específicas que facilitan el cambio de responsabilidad. De todos modos exprese formalmente que no hay problema si la persona que ahora va a realizar ese trabajo, propone formas alternas para hacerlo, que no pongan en riesgo los resultados. Es posible que se sorprenda de la creatividad de sus colaboradores.
5. Especifique la evidencia que permitirá que usted y su colaborador sepan que ya se alcanzó el objetivo y se dieron los resultados esperados, especificados en el paso 3.
6. Haga claridad que está celebrando un “contrato” con su colaborador, donde transfiere responsabilidad y prioridad por una tarea. Pregunte si está dispuesto a “firmar” ese contrato. No es necesario que lo escriba, si hay confianza. Si es alguien nuevo a quien delega, tal vez si es mejor ponerlo por escrito.
7. Haga seguimiento y ofrezca soporte, pero no resuelva todos los problemas. Según la duración de cada actividad, establezca puntos intermedios de control en el tiempo, con indicación del avance esperado. Tenga presente que una cosa es delegar y otra abdicar, o desaparecer una vez delega, dejando sola a la persona. Tampoco caiga en el extremo de la micro gerencia asfixiando al colaborador con demasiado control. El colaborador lo debe sentir cerca para aclarar alguna duda que tenga pero debe darle espacio a que desarrolle confianza. Es raro que deba completar la tarea que delegó si hizo el trabajo de preparación, asignación y comunicación en forma correcta. Ocasionalmente el colaborador puede tener problemas. Siempre trátelos como una oportunidad de aprendizaje, pero nunca retire la delegación dada. Apoye con más herramientas y facilitando algún aprendizaje que haga falta. En el futuro, el problema no se presentará de nuevo. Este paso es importante porque construye mejores desempeños y se da aprendizaje, tanto para usted como para su colaborador.
8. El seguimiento para tareas de naturaleza repetitiva debe irse reduciendo hasta que tenga la certeza que el colaborador domina esa nueva asignación. Quizá sea el momento de delegar a esta persona una tarea más.
9. Reconozca los resultados intermedios y finales, premie de alguna manera, agradezca, etc. Así crea satisfacción, construye confianza en la persona, la hace sentir útil. Inspira a los demás colaboradores. Crea una organización sana. Eso motiva más que otras cosas.