Mantenga un flujo constante de ideas de productos y servicios

Mantener un buen flujo de nuevas ideas de productos, servicios y procesos o procedimientos, tanto internos como externos, es parte del proceso de creatividad e innovación para crecer y permanecer. Proceso para mantener alimentado su ideoducto. Debe construir un ambiente creativo, registrar las ideas, crear el canal para administrarlas, reconocer a quién colabore y elegir la mejor idea.

Las nuevas ideas de productos y servicios para su empresa, al igual que sugerencias para mejorar los procedimientos, pueden venir del interior o del exterior de su empresa.

En los artículos Lluvia de ideas y Cómo encontrar nuevos productos y en el video Innovación y creatividad (ver acá) se hacen algunos comentarios sobre el tema de encontrar y generar nuevas ideas.

Otro aspecto de igual importancia es la forma cómo en su empresa se administra esta información para evitar que se pierda y diluya en los afanes del día a día. También, se requiere un método para elegir a qué le dedica su tiempo, esfuerzo y dinero, y a la vez asegurar que está analizando todo lo que llega a su consideración. La parte de la selección de las ideas se cubre en el artículo Elección de la mejor idea. Las ideas son un activo valioso de la empresa. Por lo tanto debe controlarlas y administrarlas como hace con cualquier otro activo.

La metáfora más usual empleada para describir este proceso es la de un embudo al que entran por su parte ancha todas las ideas y del que salen por el otro extremo las ideas que se ajustan a su plan estratégico, caen dentro de las capacidades de su empresa y cuentan con los recursos para implantarlas.

Es por el extremo angosto del embudo, el “ideoducto” por el que debe haber un flujo constante de ideas listas a ser convertidas en productos, servicios o procedimientos. Es una función del gerente mantener un buen nivel de ideas moviéndose por el sistema. 

• Lo primero que debe lograr es crear un ambiente creativo en la empresa. Si sus colaboradores ven transparencia en sus actuaciones, saben que pueden decir lo que piensan y son escuchados con sinceridad, hay un nivel razonable de tolerancia al error y a los ensayos, no ven rigidez ni terquedad en sus actuaciones, encuentran interesante su trabajo y los retos que usted les establece, con seguridad se sentirán más motivados a contribuir con sus pensamientos a la solución de problemas y el aprovechamiento de oportunidades.
• Establezca espacios creativos para usted y sugiera a sus colaboradores que también lo hagan. Todas las personas tienen momentos en los que “se les ocurren las ideas”. Durante la ducha, cuando se despierta en la noche, cuando viaja en avión o va en un vehículo. Teniendo presente la existencia de ese espacio suyo, aprovéchelo teniendo presentes los problemas y oportunidades y pensando en ellos. No sobra que de todas formas, separe en su agenda algún tiempo con una periodicidad establecida, para dedicarlo a pensar sobre nuevas cosas.
• Las ideas al principio son solo pensamientos formulados. Al pensarla, posiblemente no se sentirá cómodo compartiendo una idea demasiado cruda. Por eso, regístrela en un cuaderno o en un archivo específico de su computador. Lo importante es que la pueda revisar con frecuencia para ampliarla, cambiarla, definirla de otra forma, es decir, siempre mantenerla fresca y evitar que se olvide con la actividad diaria y con las urgencias. Así, podrá madurar la idea para compartirla con seguridad.
• Promueva que sus colaboradores establezcan un sistema de registro similar. Recuerde que ellos, al estar más cerca de la acción, ven mejor o al menos con otra óptica, los problemas y las oportunidades.
• Por último, establezca un canal para que todos compartan sus ideas. Si ha creado un esquema de reuniones con sus colaboradores y de estos con cada uno de los demás empleados de su empresa, cada reunión debe contener en la agenda un espacio para compartir esas nuevas ideas.

Así podrá recolectar todas las ideas e ingresarlas en su sistema de administración de ideas. Este no es más que la colección de todas las ideas generadas en su empresa. Como mínimo, cada idea deberá estar registrada con el nombre de quien la propone, el área de donde viene y la fecha en que fue propuesta.

Su sistema de manejo de ideas debe tener un esquema de reconocimiento que haga con una periodicidad establecida una manifestación pública y expresa de la cantidad de ideas generadas en cada área. Cada vez que una idea se convierta en un nuevo producto o servicio o en un nuevo procedimiento, un reconocimiento suyo y público a quien generó la idea es también básico para que el sistema funcione y se alimente siempre de nuevas cosas.

No son recomendables los premios y reconocimientos en dinero por la dificultad de medir el impacto relativo de cada idea y establecer un esquema que sea equitativo. Los esquemas que premian con dinero las ideas limitan la creatividad solo a aquellas cosas que las personas creen les generará dinero dejando de lado pequeñas ideas que son muy útiles en la mejora continua de la empresa.

La elección de la mejor idea es parte del sistema de administración de ideas, pero recomendaciones de cómo hacerlo se cubren en el artículo Elección de la mejor idea. 

Las características de un sistema de administración de ideas deben incluir los siguientes elementos:

1. Todas las ideas se toman en serio, se fomenta la contribución de ideas y cualquier idea es bienvenida.
2. La forma de hacer llegar las ideas al sistema de administración de ideas es simple y conocida por todos en la empresa.
3. La evaluación de las ideas se hace en un plazo que no es largo y se conoce en la empresa.
4. Existe un esquema de respuesta sobre la idea. Esta es oportuna, constructiva e informativa de modo que las personas se enteran del estado de evolución de su idea. Las personas saben que sus ideas se toman en serio, son analizadas y, en caso de no ser implantada la idea, se indican las razones y se agradece la contribución.

Es importante tener en cuenta que una idea hoy puede no ser interesante para la empresa pero la misma idea o una evolución a partir de ésta puede ser útil más adelante en la vida empresarial. El sistema de administración de ideas debe contemplar un mecanismo de archivo organizado de las ideas que permita retomarlas en cualquier momento.