En la pequeña empresa, pocos son quienes pueden decir que son dueños de su tiempo. Usted como líder, y cada uno de sus colaboradores inmediatos, debe hacer el esfuerzo para rescatar espacios de tiempo que le permita generar el valor que se espera de usted.
En la empresa pequeña, la actividad normal de cada día tiene casi siempre una connotación de urgencia que lo obliga atender muchos frentes con sus limitados recursos.
Ese afán del día a día, limita, si no suprime, la posibilidad de sacar tiempo para actividades que son importantes, pero no urgentes.
Una persona puede haber pensado dedicar las tres horas al principio del día para analizar cómo mejorar algún proceso que beneficia los resultados y alinea mejor los recursos hacia el logro de un objetivo estratégico. Sin embargo, cuando está dispuesta a iniciar su actividad, aparece un imprevisto que la distrae totalmente de su intención.
Si esta persona es ordenada y disciplinada, es factible que programe de nuevo esas tres horas para otro día. Si no tiene ese carácter o siguen apareciendo urgencias, tal vez olvidará la intención de adelantar ese análisis.
Detrás de estos comportamientos, pueden estar las razones por las cuales las empresas demoran su evolución o esta se da en forma innecesariamente lenta.
Entre las actividades importantes que usted como líder y sus directos colaboradores debe atender, vale la pena resaltar las siguientes:
- Establezca y fortalezca una mejor relación con cada colaborador y con sus pares. Dedicar tiempo a esta actividad permite construir confianza entre los miembros del grupo.
- Construya organización. Las organizaciones no se construyen solas. Debe pensarlas bien de acuerdo a las necesidades de uso de los recursos. Asegure que las relaciones entre las personas sean productivas y eficaces.
- Facilite que los procesos, procedimientos y sistemas se ejecutan como fueron diseñados. Una cosa es diseñar un sistema, otra que se ejecute y se cree un hábito de acuerdo a lo que desea.
- Dedique tiempo suficiente a pensar en el futuro y crear nuevas cosas. Esta es una actividad que requiere compartir con sus colaboradores. Dos o más cabezas piensan mejor que una.
- Establezca tareas y actividades, planee y defina fechas limite de acuerdo a la capacidad de cada área y persona.
- Explore que sucede en otras industrias, empresas y ambientes. Allí hay buenas ideas que puede ajustar e implantar en su organización.
- Dedique tiempo a los amigos y a la familia. No permita que el paso de los años difíciles del arranque y consolidación de la empresa, aleje a sus amigos o su familia crezca perdiendo momentos que no se pueden repetir.
- Desarrolle y fortalezca habilidades. Las necesidades de cada posición requieren diferentes habilidades, algunas que posiblemente no existían al inicio de su vida laboral.
- Adquiera nuevos conocimientos. Nadie puede darse el lujo de quedarse en su etapa productiva con los conocimientos adquiridos en el pasado. Al igual que las habilidades, hay cosas que posiblemente no aprendió porque ni siquiera existían.
- Ejercítese para mantener una buena salud. El estrés se controla, en buena medida, con una vida sana.
En algunas culturas y ambientes empresariales, se ha creado la idea que el éxito se da cuando una persona dedica 70 horas a la semana al trabajo. Jefes y supervisores tienden a considerar ese comportamiento como de verdadero compromiso.
Es usual que los almuerzos durante la semana, muchos desayunos y no pocas comidas, se dediquen a temas laborales, en detrimento de la familia, los amigos y el descanso.
Cuando un colaborador se lleva trabajo a su casa, la señal que posiblemente quiere transmitir es de especial compromiso con la empresa. También puede considerar que su jefe evalúa ese comportamiento como un elemento clave para calificar el desempeño.
Algunos consideran que los fines de semana son el momento ideal para ponerse al día con todo lo que no alcanzó a hacer durante la semana.
Las vacaciones se reducen al mínimo o simplemente se cancelan pues se considera que no generan valor.
Este estilo de trabajo no es malo por principio. Algunas personas encuentran su productividad y eficacia con esos manejos de su tiempo. El inconveniente se da cuando descuida las otras cosas a las que debe dar espacio y dedicar tiempo.
Aunque no lo parezca, las actividades que no están directamente relacionadas con el trabajo, también tienen efecto, si bien no directo, sobre los resultados personales y empresariales.
Cada colaborador y usted como líder, debe evaluar si un exceso de uso de tiempo, que invada el tiempo personal, se debe a una verdadera carga de trabajo o a la falta de alguna habilidad, herramienta, conocimiento o proceso para ser más eficaz.
En toda empresa en crecimiento, es evidente que siempre se va a requerir esfuerzo adicional. Sin embargo, todo debe tener un claro límite. Nadie aguanta un ritmo permanente e intenso de trabajo.
Cada persona en la empresa tiene como objetivo fundamental generar valor.
Esto es convertir su tiempo, habilidades, conocimiento y actividad en algo que un mercado considera valioso y por lo cual paga más que a los competidores.
Cada persona debe buscar qué se opone a ese objetivo y le impide a la vez, atender bien todos los demás frentes que debe considerar y cuidar.
Cada día, tanto usted como sus colaboradores, llegan a su lugar de trabajo con algún plan en mente sobre las tareas y actividades que desea adelantar. Algunos tienen un plan elaborado y definido en un papel o en alguna aplicación informática. Otros lo tienen en su cabeza.
Empieza la jornada y lo típico es que aparezca todo tipo de interrupciones.
Las llamadas telefónicas, los correos electrónicos urgentes, algún cliente molesto o que requiere una información que sólo usted tiene, un problema entre colaboradores, la demora de un despacho de materia prima, alguien que “no le quita sino un minuto” para hacerle una pregunta o comentario.
La pérdida de tiempo de estas interrupciones tiene dos componentes. El primero es el tiempo específico que quita la interrupción en sí. Dependerá del tipo de cada interrupción y de alguna manera es controlable. El segundo es la cantidad de tiempo que demora en recordar qué estaba haciendo, qué tan adelantado estaba y tomar de nuevo el ritmo.
Este tiempo de recuperación, que depende de cada persona y del tipo de interrupción, es en general una pérdida de tiempo escondida. Usted debe tratar de racionalizar su habilidad de recuperarse.
Tenga en cuenta que una llamada informativa posiblemente no lo distrae por mucho tiempo, mientras que una interrupción donde le presentan un problema serio, lo puede distraer el resto de la jornada.
En el segundo caso, conviene que evalúe si vuelve a definir sus prioridades del día para atender el problema y luego retomar su actividad como la había programado o si considera otra alternativa
Si una persona demora 3 minutos en recuperar el ritmo y es interrumpido 10 veces en un día, habrá perdido 30 minutos.
De esta manera, al final de la jornada, encontrará que aun tiene varias cosas pendientes de las que había planeado hacer.
La solución más usual es quedarse más horas en el lugar de trabajo –o llevar las tareas pendientes a su casa– para tratar de completar todo lo que había planeado al principio del día.
Empezará a restar tiempo a las otras actividades que debe incluir su vida.
Para empezar a recuperar su tiempo, y permitir que sus colaboradores hagan lo mismo, minimice esas interrupciones y facilite que usted y sus colaboradores puedan planear con mayor nivel de certidumbre su tiempo
Cree en la empresa una cultura de respeto del tiempo y estilo de trabajo de cada persona.
Las recomendaciones que a continuación sugerimos, crean un sentido de estructura, ritmo y dan propósito al uso del tiempo.
Correo electrónico
El correo electrónico se ha convertido en una fuente importante de interrupción.
Por la velocidad que permite en las comunicaciones, se ha creado la idea de que todo mensaje debe responderse de inmediato.
Las nuevas tecnologías de comunicación, que facilitan estar conectado en todo momento y lugar, han empeorado esta idea de inmediatez. Incluso, las comunicaciones han invadido el tiempo privado de las personas, sus noches, fines de semana e incluso vacaciones.
En la mayoría de los casos, son pocas las personas que envían una comunicación por correo electrónico y esperan una respuesta inmediata. Igualmente, no son muchas las ocasiones que requieren esa respuesta inmediata.
Si como jefe pretende que todos sus colaboradores respondan de inmediato cualquier mensaje electrónico que envía, cambie la costumbre. Está interrumpiendo el ritmo de cada colaborador, en muchos casos de forma innecesaria.
Se arriesga a que le contesten con un mensaje poco elaborado o pensado, que obliga a más comunicaciones que van y vienen hasta que obtiene lo que desea.
Si hay algo urgente –nunca logrará librarse de las urgencias–, use el teléfono, o mejor, vaya hasta el lugar donde está la persona que puede ayudar a atender el caso, para tratarlo cara a cara.
En los cargos de dirección, implante la costumbre de revisar los mensajes electrónicos sólo 2 o 3 veces al día. Cada vez que lo haga, procure dejar la carpeta de entrada desocupada tomando una acción concluyente con cada correo.
Trate de no dejar ningún mensaje sin resolver pues trabajará el doble. Si no lo resuelve a cabalidad en el momento de leerlo, en algún momento en el futuro lo deberá volver a leer para recordar su contenido y actuar.
El resto del tiempo, cierre su programa de correo electrónico. Así, no tendrá la tentación de ver, sólo para satisfacer la curiosidad, todo mensaje que su computador le avisa que ha llegado.
Es evidente que hay cargos en la empresa donde el valor se crea con la atención rápida, permanente y continua del esquema de comunicación que exista.
En servicio al cliente, ventas, incluso en el área de contabilidad, la empresa se beneficia de un continuo, rápido y oportuno flujo de mensajes.
Es con estas áreas que un cliente se comunica para atender una duda, solicitar algo o hacer una pregunta. Cualquier comunicación de un cliente debe ser siempre tratada con prioridad. Una actividad que claramente se beneficia de rápidas respuestas es la de atención a los clientes.
Lo anterior no implica que deba contestar lo primero que se le pase por la mente. Toda respuesta debe ser precisa y específica. Si cuando recibe la comunicación del cliente, no tiene los datos completos, envíe una comunicación informando el recibo y un plazo razonable, que es importante que cumpla, para responder la inquietud.
Mensajería electrónica
Otra fuente de interrupción importante y frecuente es la mensajería electrónica. Es además más difícil de controlar y resistir. Algunas personas no pueden dejar de consultar su dispositivo móvil cada vez que vibra o anuncia que algo nuevo ha llegado.
La cultura de la permanente conexión, todos los días y a todas las horas, lleva a considerar que todo mensaje debe atenderse de inmediato.
Haga el ejercicio de evaluar durante un tiempo, por ejemplo una semana, cuántos de esos mensajes son urgentes. Se sorprenderá que sólo muy pocos, o tal vez ninguno, requería una acción en el mismo momento de recibirlo.
Cuando esté haciendo algo que requiera su concentración, aléjese del teléfono celular. Póngalo en silencio y trate de no atenderlo, o déjelo en su oficina y trabaje en una sala de reuniones.
Si implanta estos comportamientos, las personas que le envían mensajes electrónicos sabrán que usted siempre los ve y los contesta, pero a su debido tiempo.
Teléfono
El teléfono ha sido tradicionalmente el origen más evidente de interrupciones continuas durante cada jornada de trabajo.
Algunas actividades en la empresa, dependen de esta rápida y práctica herramienta de comunicación. En estos casos, la recomendación es hacer un uso efectivo en cada llamada, reduciendo al mínimo las conversaciones inocuas y tratando, sin ser descortés, de ir lo más pronto posible a tratar el asunto de la llamada.
En otras situaciones, más frecuentes en los niveles directivos donde el carácter de la actividad requiera concentración y dedicación durante períodos largos de tiempo, puede decidir ponerlo en silencio.
Los sistemas actuales, tienen la opción de que la persona que llama deje un mensaje, que podrá responder una vez se desocupe. En este caso, debe desarrollar la disciplina de siempre revisar su buzón y responder todas las llamadas que lo requieran para que confíen en que usted siempre atiende toda llamada en algún momento.
Espacios privados
Cuando se ocupe con una tarea que requiera su concentración, cierre su puerta, si la tiene, coloque una señal de “No Molestar” o similar, o vaya a otro lugar, puede ser una oficina desocupada o una sala de reuniones, para dedicarse de lleno a ese trabajo.
Si cabe dentro de la cultura de su empresa, quédese cuando lo requiera en su casa para esas tareas de concentración. Permita que sus colaboradores también lo hagan.
Separe estos espacios de tiempo en forma consciente y comuníquelo a los demás. Así facilitará que los demás programen las interacciones con usted teniendo en cuenta sus espacios privados de tiempo.
Los que no aguantan la urgencia
Siempre habrá personas que cruzan las barreras que ponga. En estos casos, debe reclamar su espacio con educación.
Con cordialidad salude a la persona y muestre interés en conversar con ella. Señale con claridad y firmeza que ahora no es un buen momento. Ofrezca y acuerde una hora y lugar posterior para reunirse.
Cumpla con esa programación para dar seriedad a sus compromisos y hacer ver a los colaboradores que siempre pueden contar con usted, sólo deben tener en cuenta su manejo del tiempo.
Planeación
Mantenga una planeación general de su semana.
Defina espacios de tiempo, que ojalá convierta en hábito, para dedicarlos a actividades concretas de pensar, construir, evaluar y desarrollar. Si crea la costumbre de esas horas, el resto de la organización respetará esos tiempos.
Además, respete esos espacios creados por los demás colaboradores. Si todos definen tiempos similares para actividades parecidas, reducirá las interrupciones de unos a otros.
Sin embargo, debe aceptar y reconocer que cada persona tiene un ritmo diferente.
Algunas se concentran mejor en la mañana, otras al final de la tarde. Todos tenemos una diferente y particular manera de administrar nuestra energía.
Reuniones no programadas
Las reuniones sin planeación consumen importantes cantidades de tiempo. A veces, producen resultados positivos, pero son más las ocasiones que no.
Si ya tiene un esquema de reuniones periódico, diseñado a conciencia, procure tratar allí todos los temas que requieran un análisis colectivo, el aporte de varias personas o informar al grupo en forma detallada de algo.
Limite las reuniones por fuera del plan sólo a casos de verdadera urgencia. Esa reunión extraordinaria, por más urgente que sea, debe de todos modos seguir los mismos lineamientos de una buena reunión, es decir, contar con una agenda, determinar una persona que la dirija y controle los tiempos según lo definido en la agenda, elaborar un acta de los compromisos establecidos incluyendo un responsable y una fecha de entrega, e invitar sólo a las personas que pueden aportar algo o se benefician de lo discutido.
Reuniones con terceros
Incentive en sus directos colaboradores, construir relaciones con personas ajenas a la empresa. Invertir tiempo con personas que poco o nada tienen que ver con el curso diario de sus negocios, nunca debe considerarse como una pérdida de tiempo.
Los almuerzos y reuniones con esas personas generan, por una parte, la oportunidad de liberar el estrés generado por la actividad diaria. Ocupar la mente en temas diferentes a los rutinarios permite descansar y reducir la tensión.
Por otra parte, la interacción con esas personas que no tienen que ver con su negocio, le permite acceder a perspectivas diferentes para analizar amenazas y oportunidades o para resolver problemas.
El tiempo es un activo no renovable. Aunque todos los días tendrá nuevas horas frescas para usar, si las desperdicia o pierde, la pérdida será para siempre.
Por esto debe tomar conciencia de lo que le hace perder tiempo y lo distrae, para evitarlo o reducirlo. Podrá así manejar su tiempo como lo desea. Volverá a ser dueño de ese recurso único.
En la versión en vídeo de este artículo (ver acá) encontrará un repaso rápido a estos conceptos.
