En el libro “Execution Plain and Simple” de Robert A. Neiman, el autor presenta un esquema ordenado que facilita la exitosa ejecución de todo tipo de iniciativa empresarial que busca alcanzar metas concretas. Las iniciativas de cambio también pueden beneficiarse de este esquema. En el video Ejecución, presentamos los 12 pasos sugeridos por el autor en forma general. En esta serie de cuatro artículos, ampliamos en más detalle cada paso.
Los pasos propuestos por Neiman en su libro son:
- Tome la responsabilidad
- Defina la asignación por escrito
- Organice un grupo y cree una estrategia
- Obtenga información y apoyo de jugadores clave
- Haga un evento de arranque para crear impulso
- Junte todas las piezas
- Si, en realidad eso es lo que quiero
- Haga seguimiento efectivo
- Use habilidades políticas para ganar electorado
- Resuelva problemas en forma creativa
- ¿Se está acabando la energía?
- Capture y divulgue lo que aprenda
Los pasos 1 a 4 cubren al diseño de un plan de ejecución. Actuar con disciplina se logra siguiendo los lineamientos de los pasos 5 a 8. Los problemas y asuntos difíciles se pueden enfrentar con base en lo indicado en las pasos 9, 10 y 11. Por último, el aprendizaje para la organización se logra cuando hace lo indicado en el paso 12.
En este primer artículo, cubriremos los tres primeros pasos de la lista anterior. Abajo encontrará enlaces a otros artículos y al vídeo.
Tome la responsabilidad
El primer paso es lograr que alguien asuma la responsabilidad y la iniciativa. Esa será la fuerza fundamental para lograr las metas. Si nadie asume esa responsabilidad, la rueda no empezará a moverse y tampoco se mantendrá rodando. En algunos ambientes empresariales no se otorga a la ejecución la importancia que debe tener. Se considera como algo que se da en forma automática y es obvio como continuación a las actividades de pensar y definir rumbos de acción, vistas como más importantes y que son las que en realidad requieren la atención de los líderes.
Quien tenga la responsabilidad por la ejecución debe mantener un ojo en lo que viene, anticipando problemas y aclarando aspectos confusos que alimentan esos problemas y se constituyen en barreras.
Deberá estar atento a todo cambio de rumbo, demoras, trabajo por fuera del objetivo, frustraciones y cambios en el ánimo de las personas. Con esa información le corresponderá tomar las acciones que se requieran para regresar al camino trazado.
Esta función de mirar hacia adelante es típica del líder de un grupo, por eso, es él la persona más adecuada para asumir la responsabilidad de la ejecución.
Defina la asignación por escrito
El responsable debe definir todas las tareas por escrito, arrancando por las propias. Una buena y oportuna asignación de tareas es importante para generar el entusiasmo requerido.
Los demás colaboradores en el proceso de ejecución, además de recibir sus asignaciones por escrito, deben escribir las asignaciones para las personas que a ellos reportan y que tendrán algo que ver en la ejecución.
Lo ideal es que esta actividad de haga en conjunto con ellos para que asuman las asignaciones como propias.
En el caso de personas en posiciones inferiores, es bueno cerciorarse que entienden la asignación. Pida que confirmen por escrito lo que han entendido.
Es muy importante que la asignación sea sólida y consistente con el todo. Debe ser clara y válida, es decir que apunte a metas lógicas y dentro de las capacidades de a quien se le asigna.
El lenguaje empleado debe ser simple. Una buena asignación inicia con un verbo, indica luego lo que debe cambiarse o hacerse, cómo se mide el éxito y cuál es el tiempo que se ha asignado para completar la tarea.
En este documento de asignación de tareas se incluye, además de la descripción de la tarea, información explícita sobre la meta, las personas involucradas, los tiempos disponibles para ejecutarla, qué tipo de reportes deben emitirse y a quién se entregan y distribuyen y las consecuencias de no cumplir dentro de lo previsto.
No puede omitir aspectos que normalmente se consideran explícitos como el rol que la persona tendrá en esas tareas específicas, el alcance de sus responsabilidades y el tono que debe aplicar en sus acciones. Esto es especialmente importante cuando se asignan tareas a personas que deben pasar fronteras funcionales o jerárquicas dentro de la organización. Toda la empresa debe conocer que para las tareas asignadas, la persona tendrá ciertas libertades y alcance, que en situaciones normales no tiene.
Organice su grupo central y cree una estrategia
Toda tarea, para llevarla a feliz término, requiere de una estructura que la acompañe. A esto se refiere este tercer paso.
El responsable debe crear un grupo cuyo tamaño y alcance dependerá de la importancia y complejidad de lo que quiere ejecutar. Es muy importante que el grupo reúna personas con diferentes puntos de vista, que enriquecen las discusiones y permiten ver las oportunidades y problemas desde diferentes ángulos.
Tenga en cuenta las cualidades de los miembros del equipo en relación a sus competencias, representatividad, conocimiento de la empresa, nivel de influencia y reconocimiento por los demás colaboradores de la empresa, disponibilidad de tiempo, lealtad con los objetivos empresariales y sinceridad para compartir sus opiniones.
El grupo que elija debe contar con un plan claro y concreto para la ejecución, que defina quién hace qué, cuándo lo hace, cómo mide que ya lo hizo, qué recursos utiliza. Su esquema de funcionamiento también debe estar definido: quién lo lidera, periodicidad de reuniones con agenda y actas formales, rutina de reportes y distribución de estos.
Enganche a la gente desde el principio creando con ellos la estrategia. Los miembros del equipo deben interactuar entre ellos, evaluando distintas aproximaciones para ejecutar las tareas y acordar las más convenientes.
Considere que una estrategia tiene dimensiones políticas y sicológicas. Por esto, debe llegar a todos los colaboradores en el proceso de formulación para que cuando este se haga, la mayoría de las personas ya estén de alguna manera comprometidas con ella.
La estrategia se debe poder explicar a todos en un documento de una página que incluya antecedentes de lo que quiere resolver e ilustre la solución que se quiere implantar. También muestra la meta a alcanzar, cómo se medirá su desarrollo, los caminos a seguir, el tipo de información que se requiere para recorrerlo, el itinerario recomendado, los recursos físicos y humanos de los que dispondrá y los posibles riesgos que se deben cuidar.
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