Tanto las hojas de cálculo como las bases de datos sirven para registrar, ordenar y presentar información de todo tipo. Ambas son de gran utilidad para el manejo de los datos que la empresa genera todos los días. Cada una tiene diferentes características que al entenderlas permite al empresario elegir la mejor alternativa para cada necesidad.
Una hoja de cálculo es una tabla con columnas y filas. La cantidad de cada una de estas depende del conjunto de datos que quiera manejar y en general todos los programas de hoja de cálculo ofrecen cantidades más que suficientes.
La intersección entre cada columna y fila se llama celda y es allí donde se registra cada dato. En los columnas lo usual es colocar los atributos que definen el conjunto de datos que desea manejar y dejar las filas para un conjunto de esos datos, llamado registro.
Los datos se pueden ordenar de diversas formas, dando la posibilidad al usuario de convertir todo ese conjunto de datos en información que le será de utilidad para sus fines específicos.
El usuario puede también tener cualquier cantidad de tablas para manejar de mejor forma los distintos tipos de datos que su negocio genera. Puede aprovechar los datos de una tabla, en otra.
Los programas de hoja de cálculo permiten ingreso de fórmulas que pueden incluir funciones bastante elaboradas para darle así aún más control al manejo de los datos. Los programas profesionales incluyen además opciones de automatización de tareas que convierten la aplicación en solución poderosa para manejar información.
Los programas de hoja de cálculo son ya usados en forma habitual en toda empresa de cualquier tamaño. Muchas de ellas apoyan su actividad diaria en implementaciones bastante elaboradas de hojas de cálculo.
¿Cuál es entonces la utilidad de las bases de datos?
La respuesta es simplificar el registro y manejo de los datos cuando su cantidad y complejidad ha crecido mucho. También facilitar la generación de reportes, el uso compartido y simultáneo de los datos y mejorar el resguardo e integridad de la información.
Con un ejemplo, alrededor del manejo de las órdenes de compra de una empresa, señalamos cuándo la hoja de cálculo deja de ser la mejor solución dando paso a la base de datos.
Mientras la empresa está creciendo la cantidad de clientes y el portafolio de productos o servicios ofrecidos es bajo. Esto permite un adecuado manejo de la información con una hoja de cálculo. Cada nueva orden se ingresa en una nueva fila (un registro nuevo). Si la cantidad típica de ítems de cada orden es baja, por ejemplo 5, tendrá dos opciones de manejo. Una, repetir los datos iniciales de nombre del cliente, número y otros datos generales de la orden, como fecha, instrucciones de despacho y condiciones de pago, en nuevas filas, generando nuevos registros. Solo en las columnas que describen el ítem (cantidad, nombre, precio, etc.) modificará la información. Otra, es ampliar la cantidad de columnas para dar cabida en cada fila (registro único de la orden de compra) a todos los ítems.
Cuando la empresa crece en cantidad de ventas, clientes atendidos y portafolio de productos y servicios, el manejo de la mayor cantidad de información en una hoja de cálculo se vuelve difícil. Imagine que tiene 200 clientes y que cada orden de compra típica es de 15 ítems. Si usa la opción de crear un nuevo registro para cada ítem, la tabla crecerá mucho verticalmente. Si usa la alternativa de crear más columnas, el crecimiento será horizontal. En ambos casos, cualquier consulta se vuelve difícil y engorrosa.
En esta circunstancia es donde la base de datos ofrece una mejor solución.
Los administradores de bases de datos son aplicaciones de software que manejan tablas. En este sentido, conservan la misma estructura de las hojas de cálculo. La diferencia es que permiten de forma más fácil relacionar esas tablas facilitando que cada una sea más sencilla al contener solo un determinado grupo de datos.
Retomando el ejemplo de las órdenes de compra, en una tabla se ingresa toda la información del cliente. En otra tabla se registra la información básica de la orden de compra. Esta tabla, se relaciona con la de cliente y de allí toma la información del detalle que necesite. Una tercera tabla contiene todos los detalles de cada ítem. Esta tabla se relaciona con la de orden de compra y toma de allí lo necesario.
El administrador de base de datos permite manejo fácil de los reportes. Por ejemplo, será fácil generar un reporte, ordenado por cliente, de solo los ítems pendientes por despachar.
Las bases de datos permiten manejar también información más allá de texto, números o fechas. Así, puede incluir una foto en la información de cada ítem. La información de detalle del producto estará en una tabla separada que se enlaza con la de ítems de la orden de compra. Podrá así mostrar la foto en esa tabla o en reportes que genere.
La hoja de cálculo solo la puede administrar una persona a la vez. Las bases de datos permiten manejo simultáneo por varias personas.
Hemos elaborado un video “Bases de datos relacionales para resolver problemas de información en la PYME” donde tratamos en más profundidad este tema. Para verlo haga clic acá.
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