Cómo establecer prioridades

Parte de ser eficaz es un buen manejo del tiempo disponible. Para esto, es necesario separar lo prioritario. Establecer prioridades deberá ser un habilidad del emprendedor. Tener una lista de temas a atender no es suficiente. De ésta, debe elegir el valor que cada una tiene, establecer cuáles va a atender dentro de un sentido de realidad acorde a sus capacidades y tiempo sin perder de vista la flexibilidad que permita atender los cambios eventuales de prioridades.

Ser más eficiente y efectivo implica un mejor manejo del tiempo. Para esto, es necesario que haga lo que es prioritario para usted y que delegue lo demás. Sin embargo, definir qué es prioritario y qué no lo es, no es tan fácil. Es típico llegar al trabajo en la mañana con tantas cosas por hacer que no sabe por cual empezar. Todo se ve igual de importante. Pero, como debe empezar por alguna parte, trate este método:

• Haga una LISTA de todo lo que debe hacer. Puede hacerla a primera hora de la mañana o si considera que es más efectivo, al finalizar el día anterior. Dependiendo del tipo de sus actividades puede ser una lista simple con las cosas del día a día o puede ser una lista más elaborada que incluya temas de tipo estratégico. Entre menos listas tenga, mejor. De todos modos, es mejor tener una lista para los temas del día o de la semana, y una lista para los temas de largo plazo.

Elabore la lista del día o la semana con tres columnas colocando las actividades en la columna central. En la columna de la izquierda, marque si el asunto es urgente y en la columna de la derecha marque si no lo es.

En su otra lista, la de temas estratégicos y de largo plazo, use el mismo método: colocar el tema o asunto en la columna central, a la izquierda marcar si es un tema de corto plazo (en los 12 meses siguientes) y a la derecha si es de largo plazo. 

Con el tiempo empezará a pasar temas o partes del tema de su lista de largo plazo a la del día o semana. Para esto, debe desarrollar la rutina de revisar / elaborar diariamente sus listas de tareas y actividades.

• Evalúe el VALOR de cada una de las tareas o actividades. Sus valores personales y los de la empresa deben ser claros y evidentes para esta evaluación que en general, se hace casi sin pensar. Entre los valores están • clientes, • familia, • amigos, • salud, • riqueza, • contribución a la sociedad, • diversión y tiempo libre, • medio ambiente, • relaciones, • espacio personal, • carrera y trabajo. Todas las personas tienen algún nivel de claridad de la importancia que le da a cada uno de estos aspectos y muchas se han fijado metas al respecto. Considere esto al definir un orden para sus prioridades en la columna izquierda de su lista para el día o la semana. 

Una buena idea es elaborar dos listas: una para los temas de trabajo y otra para todos los demás.

En el ambiente empresarial un enfoque típico es darle prioridad a toda actividad o tarea que esté relacionada con los clientes. Pero no olvide los demás.

• No pierda el SENTIDO DE LA REALIDAD en relación a sus capacidades y la limitada cantidad de horas que cada día tiene. Cuando complete su lista de prioridades en la columna izquierda, lo urgente, evalúe cuáles de esas tareas  necesariamente las debe hacer usted. ¿Le alcanza el día para completarlas? ¿Cuáles de esas tareas puede delegar y a quién? Hágalo de inmediato. Revise lo no urgente de acuerdo a lo marcado en la columna derecha. Delegue de inmediato a alguien lo no urgente pero que debe hacerse. Revise si hay algo que puede volverse urgente y decida qué hacer con eso. Deseche lo que no es urgente, no tiene posibilidad de volverse urgente y no es necesario hacer. Eventualmente, si las condiciones lo requieren, el tema volverá a aparecer.
• Sea FLEXIBLE. Las prioridades cambian de un momento a otro. Ajuste su lista según se requiera.
• Establezca TIEMPOS para realizar cada tarea. Así evitará caer en la tentación de buscar la perfección en atender la tarea o actividad. Si a usted le gustan las cosas muy bien hechas, puede quedar atrapado en los detalles y terminar dedicando demasiado tiempo a un tema específico. Si de todos modos algo en particular requiere ese detalle, sepárelo en varias tareas de menor duración cada una. El objetivo es desarrollar la disciplina de ponerse tareas para el día o la semana, que complete. 

Con el tiempo, esta forma de atender sus asuntos se volverá un hábito con el beneficio de una mejor administración de una cantidad única y limitada de tiempo cada día.