En el libro “Execution Plain and Simple” de Robert A. Neiman, el autor presenta un esquema ordenado que facilita la exitosa ejecución de todo tipo de iniciativa empresarial que busca alcanzar metas concretas. Las iniciativas de cambio también pueden beneficiarse de este esquema. En el video Ejecución, presentamos los 12 pasos sugeridos por el autor en forma general. En esta serie de cuatro artículos, ampliamos en más detalle cada paso.
Los pasos propuestos por Neiman en su libro son:
- Tome la responsabilidad
- Defina la asignación por escrito
- Organice un grupo y cree una estrategia
- Obtenga información y apoyo de jugadores clave
- Haga un evento de arranque para crear impulso
- Junte todas las piezas
- Si, en realidad eso es lo que quiero
- Haga seguimiento efectivo
- Use habilidades políticas para ganar electorado
- Resuelva problemas en forma creativa
- ¿Se está acabando la energía?
- Capture y divulgue lo que aprenda
Los pasos 1 a 4 cubren al diseño de un plan de ejecución. Actuar con disciplina se logra siguiendo los lineamientos de los pasos 5 a 8. Los problemas y asuntos difíciles se pueden enfrentar con base en lo indicado en las pasos 9, 10 y 11. Por último, el aprendizaje para la organización se logra cuando hace lo indicado en el paso 12.
En este tercer artículo, cubriremos los pasos 7 a 9 de la lista anterior. Abajo encontrará enlaces a otros artículos y al vídeo.
Si, en realidad eso es lo que quiero
La ejecución exitosa requiere hacer solicitudes a las personas involucradas de forma que genere una respuesta positiva y productiva.
El ejercicio del poder que tiene como líder de una ejecución lo hace efectivo a través de solicitudes, nunca mediante órdenes. Es más una transacción uno a uno donde usted pide algo, y la persona lo hace o negocia alguna modificación de las condiciones que usted solicita.
Las solicitudes de acción que haga a sus colaboradores con relación a la iniciativa a ejecutar deben estar acordes con las capacidades y habilidades de cada uno. Evite asignar demasiadas tareas a alguien que considera muy capaz, dejando al resto del equipo con menos carga de trabajo.
Antes de hacer una solicitud piénsela en forma detallada, para poder definirla con claridad, presentarla y personalizarla de modo que cada colaborador la interprete en forma adecuada.
En todos los casos, una vez hecha una solicitud cerciórese que la persona a quien la hizo haya recibido en forma correcta y haya entendido todos los aspectos de la misma. La forma más fácil de hacerlo es pedir al colaborador que, en sus palabras, diga que entendió sobre qué, cómo y para cuándo, debe hacer.
Lo que realmente da vida a la ejecución son las motivaciones humanas del logro y la dominación. Esto es, poder ejercer poder. Dar poder transforma escépticos en personas que apoyan. Use ese recurso en forma selectiva pero tratando de abarcar la mayor cantidad de personas posible.
Haga seguimiento efectivo
El octavo paso hace referencia a una tarea de todo gerente eficaz.
Se comentó en el paso sexto la tarea de control como parte del trabajo para que las actividades se desarrollen de acuerdo al plan. Dada la importancia del control, amerita más detalle.
El seguimiento es básico para lograr que las cosas se den como las determinó, en el tiempo previsto para ello y dentro del presupuesto asignado.
Evite caer en los extremos de la mano dura o del dejar hacer. No sea obsesivo, metiéndose en todo o micro gerenciando al grupo. Tampoco confíe que los estímulos establecidos para el logro de las tareas sea suficiente para que las cosas se hagan.
Haga seguimiento como loco sin volver loca a la gente, describe ese justo medio.
El contacto uno a uno con los miembros del equipo permite mantenerse al tanto de la evolución de la ejecución, los problemas presentados y las soluciones dadas. Asegure que los reportes se entreguen en los plazos definidos con la información completa que deben contener. Compare esos reportes con lo establecido en el plan.
Realice con juicio y disciplina todas las reuniones de revisión que haya establecido. Su presencia siempre es bienvenida en todas las áreas de la empresa, cuando muestra un actitud de colaboración y ayuda para el correcto logro de los objetivos. Aproveche este recurso de seguimiento con ese positivo enfoque, y ayudará a todos a alcanzar las metas trazadas. Evite que su presencia en reuniones sea vista como la oportunidad del regaño por la tarea no completada, el momento de apretar tuercas flojas o la oportunidad de llamar al orden a personas que no están al día. Esto le debe hacer en reuniones uno a uno.
Visite con frecuencia todos los frentes de acción, hable informalmente con las personas, haga que sientan su presencia, renueve el entusiasmo resaltando aspectos que van bien y colaborando en la solución de inconvenientes que observe o le mencionen.
Use habilidades políticas para generar electorado
Los siguientes tres pasos, del 9 al 11, hacen referencia a las realidades que se presentan en todo entorno humano, que son fuente de dificultades y problemas en la realización de las tareas que ha establecido.
Las habilidades políticas son importantes para buscar que todas las personas se alineen con los planes trazados.
En toda iniciativa de cambio o de ejecución de un programa nuevo, aparecerá rechazo, resistencia abierta o solapada, e intentos de que la iniciativa fracase.
A veces las personas difíciles se comportan así por razones lógicas que usted puede no haber visto. Hable con esas personas con transparencia y ayúdeles a que se quiten la máscara. Entienda y atienda sus preocupaciones.
La construcción de un futuro atractivo, planteado con una misión retadora e interesante, puede hacer ganar muchos adeptos que en otras circunstancias se mantendrían al margen e incluso se opondrían.
Mucha comunicación, usando todos los canales a su alcance, es importante para minimizar todos los escollos y barreras que sin duda aparecerán.
Casi siempre será inevitable encontrar personas negativas. En estos casos, no puede evitar tener que enfrentarlas con argumentos para convencerlas o al menos neutralizarlas y así evitar que causen daño al resto de la organización involucrada con la ejecución.
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