Haga andar su proyecto

Ejecutar es la parte más importante de dar vida a un proyecto. Definir un proceso o plan para facilitar la ejecución es buena receta para el éxito, terminar a tiempo, dentro del presupuesto y alcanzar el objetivo deseado. Implica conocer todos los hechos que llevan al proyecto, emplear la gente apropiada, planear desde el principio hasta el final y tener claridad en los tiempos.

Un proyecto, definido como el esfuerzo organizado temporal para proveer un producto o servicio con limitaciones de alcance, tiempo y recursos, es siempre difícil de poner a andar.

Los principales problemas son los afanes normales del día a día en su empresa, temas de burocracia o procedimientos internos y la falta de recursos. Como lo que realmente importa es la ejecución y no las ideas de proyectos que se consiguen con más facilidad, podrá obtener mejores resultados si cubre lo siguiente:

1. Aclare dónde está y hacia dónde va. OBTENGA TODOS LOS HECHOS posibles incluyendo información sobre qué dispara la necesidad de emprender el proyecto, qué problema se quiere resolver, cuál es el indicador que señala que ya ha llegado a la meta propuesta, qué posibles formas hay de hacer el trabajo, cuáles son los tiempos máximos para llegar al destino, de dónde saldrá el dinero y otros recursos para apoyar su trabajo, a quién debe mantener informado de la evolución del proyecto y qué tan frecuente debe actualizarlo.
2. Involucre a la GENTE APROPIADA para hacer su proyecto. Considere que habrá todo un espectro de personas posibles. Evalúe si los candidatos quieren o no ayudar y si son capaces o no para la tarea propuesta. No luche contra la organización. Use lo mejor que tenga a mano pero olvídese de lo óptimo. Si es un proyecto de largo alcance, consiga la mejor gente que pueda para cada etapa del proyecto, no trate de involucrar a todo el mundo desde el principio.
3. Antes de arrancar, PLANEE EL PROYECTO DE PRINCIPIO A FIN y haga un cuadro con la totalidad del plan. Esto implica tener clara la meta final y una serie de metas intermedias más simples. Es recomendable establecer metas intermedias que se puedan completar en una semana. Preocúpese de esas metas intermedias, sin perder de vista la meta final. Prepárese para hacer correcciones del rumbo cuando sea necesario. 

Asigne en forma correcta las tareas indicando con claridad cuál es el resultado esperado, para cuándo la persona debe completarlo y cómo se mide. Cada persona que ayuda en el proyecto debe saber cuál es su responsabilidad y autoridad (que el resto de la empresa debe aceptar) y tener claridad de a quién y con qué frecuencia debe informar su adelanto.

Si no anticipa todas las actividades y flujos de trabajo requeridos,deja huecos en la planeación, que hay que evitar.

4. Desde el principio, tenga claros los TIEMPOS de su plan. Los proyectos se atrasan un día a la vez, por eso, todos los días debe hacer seguimiento del avance contra el plan. El cuadro diseñado para el punto anterior es la herramienta para este control.

Un buen plan asegura que los proyectos se ejecutan bien alcanzando tres objetivos: • terminar el proyecto a tiempo, • completar el proyecto dentro del presupuesto, • terminar el proyecto de modo que su objetivo de desempeño esperado se alcance.