Cómo establecer prioridades

Parte de ser eficaz es un buen manejo del tiempo disponible. Para esto, es necesario separar lo prioritario. Establecer prioridades deberá ser un habilidad del emprendedor. Tener una lista de temas a atender no es suficiente. De ésta, debe elegir el valor que cada una tiene, establecer cuáles va a atender dentro de un sentido de realidad acorde a sus capacidades y tiempo sin perder de vista la flexibilidad que permita atender los cambios eventuales de prioridades.

Ser más eficiente y efectivo implica un mejor manejo del tiempo. Para esto, es necesario que haga lo que es prioritario para usted y que delegue lo demás. Sin embargo, definir qué es prioritario y qué no lo es, no es tan fácil. Es típico llegar al trabajo en la mañana con tantas cosas por hacer que no sabe por cual empezar. Todo se ve igual de importante. Pero, como debe empezar por alguna parte, trate este método:

• Haga una LISTA de todo lo que debe hacer. Puede hacerla a primera hora de la mañana o si considera que es más efectivo, al finalizar el día anterior. Dependiendo del tipo de sus actividades puede ser una lista simple con las cosas del día a día o puede ser una lista más elaborada que incluya temas de tipo estratégico. Entre menos listas tenga, mejor. De todos modos, es mejor tener una lista para los temas del día o de la semana, y una lista para los temas de largo plazo.

Elabore la lista del día o la semana con tres columnas colocando las actividades en la columna central. En la columna de la izquierda, marque si el asunto es urgente y en la columna de la derecha marque si no lo es.

En su otra lista, la de temas estratégicos y de largo plazo, use el mismo método: colocar el tema o asunto en la columna central, a la izquierda marcar si es un tema de corto plazo (en los 12 meses siguientes) y a la derecha si es de largo plazo. 

Con el tiempo empezará a pasar temas o partes del tema de su lista de largo plazo a la del día o semana. Para esto, debe desarrollar la rutina de revisar / elaborar diariamente sus listas de tareas y actividades.

• Evalúe el VALOR de cada una de las tareas o actividades. Sus valores personales y los de la empresa deben ser claros y evidentes para esta evaluación que en general, se hace casi sin pensar. Entre los valores están • clientes, • familia, • amigos, • salud, • riqueza, • contribución a la sociedad, • diversión y tiempo libre, • medio ambiente, • relaciones, • espacio personal, • carrera y trabajo. Todas las personas tienen algún nivel de claridad de la importancia que le da a cada uno de estos aspectos y muchas se han fijado metas al respecto. Considere esto al definir un orden para sus prioridades en la columna izquierda de su lista para el día o la semana. 

Una buena idea es elaborar dos listas: una para los temas de trabajo y otra para todos los demás.

En el ambiente empresarial un enfoque típico es darle prioridad a toda actividad o tarea que esté relacionada con los clientes. Pero no olvide los demás.

• No pierda el SENTIDO DE LA REALIDAD en relación a sus capacidades y la limitada cantidad de horas que cada día tiene. Cuando complete su lista de prioridades en la columna izquierda, lo urgente, evalúe cuáles de esas tareas  necesariamente las debe hacer usted. ¿Le alcanza el día para completarlas? ¿Cuáles de esas tareas puede delegar y a quién? Hágalo de inmediato. Revise lo no urgente de acuerdo a lo marcado en la columna derecha. Delegue de inmediato a alguien lo no urgente pero que debe hacerse. Revise si hay algo que puede volverse urgente y decida qué hacer con eso. Deseche lo que no es urgente, no tiene posibilidad de volverse urgente y no es necesario hacer. Eventualmente, si las condiciones lo requieren, el tema volverá a aparecer.
• Sea FLEXIBLE. Las prioridades cambian de un momento a otro. Ajuste su lista según se requiera.
• Establezca TIEMPOS para realizar cada tarea. Así evitará caer en la tentación de buscar la perfección en atender la tarea o actividad. Si a usted le gustan las cosas muy bien hechas, puede quedar atrapado en los detalles y terminar dedicando demasiado tiempo a un tema específico. Si de todos modos algo en particular requiere ese detalle, sepárelo en varias tareas de menor duración cada una. El objetivo es desarrollar la disciplina de ponerse tareas para el día o la semana, que complete. 

Con el tiempo, esta forma de atender sus asuntos se volverá un hábito con el beneficio de una mejor administración de una cantidad única y limitada de tiempo cada día.

Un paso a la vez

Implantar mejoras en la organización para facilitar su crecimiento sostenido y manejar la creciente complejidad que resulta de atender más clientes o tener más productos, riñe con el limitado tiempo del líder para las tareas diarias. Atendiendo esos temas, uno a la vez, es una opción que puede considerar.

Sacar adelante una empresa, atendiendo sólo los afanes de cada día ya es suficiente responsabilidad para el líder emprendedor.

Pretender sacar, del limitado y siempre finito tiempo disponible, espacios para estudiar y poner en práctica mejoras en la administración del negocio, es un peso adicional que no siempre puede soportar una persona.

Sin embargo, para dar mejores posibilidades al crecimiento sostenible de la empresa, su líder debe esforzarse en cuidar que el incremento de la complejidad se administre correctamente.

Digignos ofrece contenidos para modernizar la gestión de las pequeñas y medianas empresas. Además, en su página WEB (digignos.com), en los blogs Cimientos para un crecimiento empresarial sano (www.basescrecimiento.blogspot.com.co) y Entienda y maneje el estrés para una mejor calidad de vida (www.http://manejandoelestres.blogspot.com) y en el canal de videos en www.youtube.com/digignos hay contenidos que pueden ser de interés para un empresario en algún momento. Tanto los contenidos como cualquier asesoría, requieren dedicación del líder para involucrarlos en la empresa.

Los contenidos incluidos se fundamentan en la experiencia de los socios de Digignos, en material tomado de diversos libros de administración y de otras fuentes. En todos, se ha tratado de extractar la sustancia de cada tema para que su aplicación en la empresa sea fácil y solucione alguna inquietud o problema que esté presente.

El objetivo de esos contenidos es dar al líder información sobre los temas corrientes de la administración de cualquier negocio.

Son mejores las posibilidades que un problema existente en la empresa pueda resolverse cuando se enfoca desde otra perspectiva. Esa perspectiva puede obtenerse de dos fuentes principales:

1. Consultores. Esta es una de las funciones de los consultores. En el artículo La importancia de contar con un buen grupo de asesores (ver acá) se amplia el tema.
2. Contenidos. El líder de la empresa puede acceder a fuentes externas existentes. 

Una búsqueda en Internet de un tema, arrojará cientos de miles de resultados.

En la página de Digignos (digignos.com), se han separado los contenidos por su tipo. En el enlace Rutas, se presentan algunos contenidos de una forma que se puedan seguir con más facilidad.

En el blog Cimientos para un crecimiento empresarial sano (www.basescrecimiento.blogspot.com.co), en la parte inferior de cada página, hay un listado de palabras clave donde también es factible hacer una búsqueda de contenidos relacionados con el problema.

Cientos de libros de administración están disponibles para quien guste leer.

Con todas estas fuentes de información el líder puede ampliar la visión de lo que le preocupa para buscar una forma adecuada de proceder para su empresa.

Si dedica un tiempo a la búsqueda, puede encontrar muchas opciones o generar una demasiado amplia gama de alternativas que parecen factibles de implantar en la empresa, tanto para el problema actual como para otros que percibe en la medida que consulta los contenidos.

La forma de no perder el esfuerzo de una consulta de esos contenidos es manteniendo el foco sobre lo que lo llevó en primer lugar a consultar todas esas fuentes.

Debe escoger de cada contenido que encuentre directamente relacionado con su preocupación una sola idea. Un artículo puede tener tres o cuatro ideas que considera interesantes, un libro muchas más. Pero limite su enfoque a una. 

Es frecuente encontrar libros de administración cuyo título resulta atractivo pues promueve las X cantidad de formas de atender algo. De esa X cantidad, elija 1 que aplique directamente a su problema. Incluso, ni siquiera vale la pena en ese momento leer lo que contiene el libro para las restantes.

Una vez elegida la idea que mejor parece ajustarse al problema y a la cultura de la empresa, debe establecer un plan de implantación de la misma que incluye los elementos de cualquier tarea: quién hace qué para cuándo.

Una vez esa idea esté implantada y haya resuelto el problema, el líder puede proceder a buscar nuevas ideas para atender el siguiente problema que detecta en su operación.

Así, un paso a la vez, mejora las posibilidades de mantener el crecimiento de la empresa, aprovecha los contenidos de información disponibles en diferentes sitios, y facilita combinar las actividades del día a día con las de desarrollo y evolución de la organización.

Cuando de vendedores estrella se trata

El vendedor estrella cuenta con ciertas cualidades innatas que le permiten ser una persona sobresaliente. Identificar las características que le convierten en un vendedor altamente productivo le permiten dar el trato adecuado a sus vendedores, generar claros parámetros de evaluación desarrollar un plan de acompañamiento que se enfoque en potencializar sus fortalezas. A efecto de reorientar ó reforzar conductas cuando sea necesario, conviene realizar un seguimiento periódico a su desempeño, comportamiento y grado de motivación.  Darle el trato adecuado permite evitar el desperdicio de oportunidades de desarrollo acordes a su potencial, evitar que frente a una marcada preferencia se salga de su cauce ó generar desmotivación en el resto del equipo.

Dentro de todo equipo de Ventas encontrará diferentes tipos de vendedores: Aquellos que se destacan, los que pueden considerarse dentro del promedio y los vendedores mediocres, y cada uno de ellos requiere, como es obvio, un trato diferente.

Al hablar del vendedor estrella conviene recordar que se trata de un vendedor con una serie de cualidades y de habilidades que deben ser canalizadas en función de potencializar su talento.

Un vendedor estrella cuenta con una gran dosis de positivismo, elevada autoestima y una especial sinergía que le permiten transmitir confianza hacia quienes le rodean, y facilitar el acercamiento a sus clientes. Este tipo de vendedor cuida la imagen que proyecta, es un excelente comunicador, y es muy controlado emocionalmente. Es respetuoso y persistente en el logro de sus objetivos, y es proactivo y de gran iniciativa.

A nivel profesional posee una clara actitud de servicio y es claramente orientado a resultados. Es organizado y metódico, y se le facilita trabajar en equipo. Es estudioso e inquieto, y se preocupa por actualizarse permanentemente en todo aquello que impacte sobre su trabajo. 

El vendedor estrella lleva el amor por la venta en sus venas, muestra un claro interés por entender y satisfacer a sus clientes, y es un verdadero asesor para sus clientes. Mantiene una total apertura y lo mueve la pasión por todo lo que hace. 

Un vendedor estrella además de informar claramente sobre las características del producto ó servicio, da un excelente manejo en su argumentación a los Beneficios y Ventajas del Producto. Cuenta con el talento suficiente para aplicar con gran destreza y compromiso las técnicas de venta recibidas y logra que todo el proceso de ventas sea un éxito. 

En pocas palabras, el vendedor estrella es un vendedor exitoso que normalmente da más de lo que se espera de él. 

SEGUIMIENTO AL VENDEDOR ESTRELLA

Si bien es cierto el vendedor estrella se destaca del resto del equipo por su talento y por su alta productividad, requiere de un seguimiento periódico a su desempeño, a su conducta, a la incorporación de valores y al grado de motivación.  

Al momento de ser evaluados, es importante verificar que haya consistencia entre los valores personales y los valores organizacionales, lo cual debe tratar de determinarse en la entrevista de selección. Asimismo debe lograr en su día a día, una alineación total con la misión de la empresa. 

El comportamiento y respeto que demuestre no solo hacia sus jefes y compañeros de equipo, sino hacia toda la empresa, y muy especialmente hacia los clientes. Estos son un factor preponderante que debe ser igualmente incluido en su evaluación periódica.

La generación de un ambiente propicio para que el vendedor estrella no ceda a las tentaciones de la competencia, es fundamental, así como el mantener una escucha activa, darles participación, reconocimiento, incentivos y trabajar en el fortalecimiento del sentido de pertenencia donde los valores son respetados y vividos por toda la organización.

Pero así como se cuida la motivación de estos vendedores, es necesario lograr un equilibrio en los mensajes enviados y no excederse en elogios que puedan conducirlo a elevar demasiado su ego y echarlo a perder. No demuestre una marcada preferencia hacia él. Esto genera una desmotivación en el resto del equipo. 

En los contenidos Clasificación de los empleados (video) y Entrenamiento de colaboradores hay información que complementa este artículo. 

Coaching para su equipo de ventas

Para dar un efectivo coaching a su equipo de ventas es muy importante que previamente determine cuál es el perfil ideal que quisiera lograr en su equipo de ventas. Haga una evaluación a cada vendedor que debe apoyar en el análisis de varios aspectos: Personalidad – Actitud, Habilidades Personales, Habilidades de Ventas, Ética, Conocimiento (principalmente de la empresa, sus políticas, los productos ó servicios y los clientes) y Desempeño.

Es su responsabilidad dar un efectivo coaching a su equipo de ventas, acorde al perfil de cada uno de los miembros de su fuerza de ventas. Antes que nada identifique las fortalezas y las debilidades del vendedor a quien estará dando su acompañamiento, para ello apóyese en los reportes de selección (si existen). Al dar acompañamiento al vendedor, recuerde que es más efectivo concentrarse en sus fortalezas, lo cual le ayudará a producir resultados más rápidamente y a generar nuevas habilidades. Paralelamente puede trabajar en nivelar las debilidades más importantes, logrando de esta manera un vendedor exitoso e integral.

ALGUNAS RECOMENDACIONES PARA UN BUEN COACHING

• Tenga clara su responsabilidad en dar una acertada orientación que afiance las condiciones de cada miembro del equipo y conduzca al logro del resultado. Desarrolle su habilidad de observación, revise cuál es su percepción de alto desempeño y defina qué comportamientos debe corregir o potencializar en cada uno de ellos. Una vez determine el cambio que quiere propiciar, desarrolle un plan a implementar.
• Haga un permanente seguimiento. Establezca un sistema de evaluación metódico y alineado con sus objetivos, el cual deberá trabajar en forma conjunta con cada miembro de su equipo con una periodicidad previamente acordada. Indistintamente de la frecuencia de evaluación definida, mantenga observado a cada uno de los colaboradores en forma permanente.
• Motive a su equipo. Genere un plan de incentivos retador y que motive, el cual debe ser claro (que evite dar lugar a diversas interpretaciones), serio, justo y alcanzable.
• Dé las pautas necesarias para un buen desempeño en la venta de sus productos ó servicios. Esto significa un adecuado entrenamiento sobre los productos, un claro conocimiento de las condiciones de ventas para los clientes, claridad en las cuotas de ventas, información oportuna y completa de los planes de incentivos, etc.
• Exija un claro conocimiento de los clientes prospecto y de los actuales, y suministre las herramientas necesarias para ello.
• Dedique tiempo a desarrollar y construir habilidades y destrezas que hagan exitosa la fuerza de ventas.
• Cultive en sus vendedores una cultura orientada al resultado.
• Fortalezca habilidades de comunicación con los clientes.
• Ayude a su equipo a construir relaciones efectivas con los clientes.
• Trate de detectar permanentemente aquellas características del vendedor que pueden potencializarse para lograr un mejor resultado. 

Recuerde que para ser exitoso usted necesita rodearse de un buen equipo. Tómese el trabajo de evaluar a sus vendedores, categorícelos, genere un plan de acción con ellos, haga seguimiento y tome medidas.

En los contenidos Clasificación de los Empleados y Entrenamiento de Colaboradores encuentra información adicional relacionada con este tema.