El manejo de la información en el entorno empresarial crece en complejidad y cantidad en la medida que la empresa aumenta el número de clientes que atiende y el portafolio de servicios y productos que ofrece. Manejar en forma adecuada esta información es elemento importante para facilitar el crecimiento sostenible. Los administradores de bases de datos son una alternativa que el empresario debe considerar.
Llega un momento en toda empresa cuando la administración de la gran cantidad de información que la operación del día a día genera, se vuelve un problema que debe atender.
Toda la información que maneja el negocio es importante y debe registrarse en algún sitio. En general, toda empresa ya hace esto de alguna manera. Sin embargo, no siempre el medio escogido para guardar todos los datos generados facilita su uso, búsqueda, ordenamiento, reporte y aplicación para el beneficio del negocio.
Esta situación se puede atender con bases de datos relacionales, una aplicación de software de uso ya bastante común en el ambiente empresarial. Hay bases de datos sencillas, que no requieren un experto para su diseño y operación. Están al alcance de todo presupuesto.
Este artículo es una introducción al poder de esta herramienta.
Es bastante probable que en su empresa ya esté resuelto el manejo de la información contable. Posiblemente ha adquirido una aplicación de software con la cual atiende este flujo continuo de datos o haya contratado los servicios de una persona o empresa para que lleve a cabo la tarea.
En cualquiera de los casos, la información con toda certeza se está manejando con el concepto de base de datos y no usa las hojas de cálculo para estas tareas. Es probable que aun las emplee en el área contable limitando su uso a actividades de soporte, reportes ocasionales o preparación de la información.
Acá nos vamos a enfocar en la restante información de su negocio que, igualmente, debe ser administrada de forma efectiva y segura.
Esta información puede incluir:
- datos del cliente, adicionales a los existentes en la contabilidad, como identificación de los contactos, instrucciones detalladas para despachos, historia de compras, historia de comportamiento de pagos, entre otras.
- administración de la información técnica y comercial de sus productos.
- manejo y seguimiento de las cotizaciones enviadas.
- registro y seguimiento de las órdenes de compra de los clientes.
- sistema de control de cartera.
- gestión de compra de materias primas para fabricar sus productos.
- registro de datos de los proveedores.
- seguimiento de las compras a los proveedores.
- registro de actividad y compromisos de sus vendedores con cada cliente.
- ingreso de quejas y reclamos y control de su solución.
- control de los activos de la empresa.
- seguimiento a la actividad de cada uno de sus distribuidores.
…y muchas otras que habrá con seguridad detectado en su negocio.
Al analizar con cuidado cada conjunto de datos de estos ejemplos, descubrirá que los puede agrupar en tablas separadas, donde en las columnas ingresa cada uno de los atributos que en suma definen al conjunto y en las filas ingresa la información separada de cada elemento del conjunto.
Así, la información de clientes, la puede administrar con una tabla en cuyas columnas aparece el nombre del cliente, su número de identificación legal, la dirección, ciudad, país, teléfonos y una dirección de correo electrónico. En cada renglón, registrará todos estos datos para cada cliente.
También querrá registrar el nombre y datos de las personas de contacto que tiene en ese cliente. Es frecuente que para cada cliente haya más de un contacto y que para cada contacto quiera registrar varios datos.
Los contactos representan un conjunto independiente de datos. Por esto, tiene más sentido crear una tabla separada, con todos los atributos que requiera, para identificar plenamente a cada persona de contacto. En esta tabla, uno de los campos será el nombre del cliente dónde trabaja. Cuando esté construyendo la base de datos, establecerá la relación entre la tabla de información de clientes con la de contactos, usando el campo nombre del cliente. Para cada empresa, podrá registrar la cantidad de contactos que requiera sin tener que afectar la tabla de información de cliente.
Con esta estructura puede adicionar nuevos campos cuando requiera manejar más detalle de información. Por ejemplo, puede querer agregar el dato del vendedor que atiende al cliente. Creará así un campo llamado nombre del vendedor en la tabla información del cliente y enlazará ese campo con uno de igual nombre en una tabla que llamará vendedores. En esta última, registrará todos los detalles que quiera sobre cada vendedor. Un vendedor lo podrá enlazar con más de un cliente.
El buen diseño de una base de datos busca no repetir nunca datos. Cuando desee registrar una nueva información en una tabla existente, piense si la va a usar en otra parte. Si es así y la información tiene más de un atributo, es mejor crear una nueva tabla para ese conjunto y luego establecer los enlaces que sean necesarios.
El verdadero poder de las bases de datos se evidencia en su capacidad de permitir la creación de una cantidad ilimitada de presentaciones diferentes de la información registrada, sin importar qué tabla la contenga. Cada una de estas presentaciones se diseña para un uso específico. Unas pueden servir para ingresar más datos relacionados con un proceso de la empresa en la medida que se va completando. Otras servirán para ver en la pantalla un conjunto de datos y evaluar la necesidad de una acción o seguimiento. Puede también generar presentaciones que se convierten en reportes impresos para los usos que requiera de esa información.
Otra característica de las bases de datos es la facilidad de ejecutar búsquedas y ordenamientos. Puede hacer búsquedas, desde simples a muy complejas, de cualquier conjunto de datos que elija y de cualquier tabla en forma simultánea, ya sea en forma periódica o puntual, para atender las necesidades de información que requiere el desarrollo del negocio. Una vez ejecutada la búsqueda, puede indicar al administrador de base de datos que la ordene de acuerdo a lo que necesite y presente la información, separada por grupos lógicos de información.
Así, puede generar un listado por cliente que incluya el detalle de los contactos de cada uno. Esta información se tomará de dos tablas separadas pero se presentará en un solo reporte que puede consultar en pantalla o imprimir. El reporte podrá presentar los clientes ordenados alfabéticamente (si así lo definió) y dentro de cada cliente, los contactos ordenados alfabéticamente por su apellido.
Algunas aplicaciones de bases de datos profesionales ofrecen la forma de crear rutinas o guiones para ejecutar en forma coherente y segura tareas repetitivas. Por ejemplo, todas las semanas puede querer ver el estado de cumplimiento de las órdenes de compra de sus clientes. Podrá crear un pequeño programa o guión que busque en la tabla de ítems de las órdenes de compra aquellos que no se han despachado, ordene esa información por fecha del más vencido al más reciente y luego genere un reporte donde el primer grupo corresponde a los de fecha más antigua; dentro de cada uno de estos grupos de fecha, aparecen los clientes a quienes no se les ha cumplido despacho, ordenados por vendedor, y dentro de cada cliente, los ítems pendientes ordenados por valor.
Este guión se puede asignar a un botón o elemento gráfico que aparece en cualquier pantalla del programa. Este manejo facilita y agiliza el manejo de la información, garantizando que cada vez que requiera el reporte, los datos se buscan y ordenan en forma correcta.
En algunos casos es conveniente automatizar la ejecución del guión e incluir pasos adicionales para que, por ejemplo, la base de datos genere, en una fecha y hora definidos, un reporte que envía por correo electrónico a algunas personas de la organización o fuera de ella para recordar algo que está por vencer o para pedir alguna acción específica.
La base de datos permite también mejorar los esquemas de seguridad de la información. Mediante claves puede habilitar que el ingreso de información se limite solo a unas personas y la consulta a otras. De esta forma, protege la integridad de sus datos y evita que se modifiquen en forma no autorizada.
Puede habilitar, por ejemplo, para el área de producción, una presentación donde solo algunos campos permiten ingreso de información. El operario, mediante botones busca el proceso que está ejecutando e ingresa datos de la evolución de este. La presentación solo muestra el resto de información que necesita para controlar su actividad, pero no le permite manipularla.
El diseño del ingreso de información a las tablas también puede ser objeto de algún control. Puede establecer condiciones que el dato debe cumplir para ser aceptado. Así, minimiza los errores en que puede incurrir un operador al ingresar información.
En conclusión, son aplicaciones muy poderosas específicamente diseñadas para que el manejo y uso de la información empresarial sea fácil y seguro. Vale la pena considerarlas al decidir cómo manejar los datos.
Hemos elaborado el video “Bases de datos relacionales para resolver problemas de información en la PYME” donde tratamos este mismo tema. Para verlo haga clic acá.
