Cómo mejorar la toma de decisiones

La toma de decisiones en una de las responsabilidades y habilidades básicas de un líder y emprendedor. Tomar decisiones es hacer preguntas y encontrar respuestas. Seguir unos pasos establecidos mejora la calidad de la decisión. Evitar trampas en la decisión también lo hace.

Decidir en el ambiente empresarial debe ser un proceso sistemático para identificar con claridad los problemas y resolverlos. Es hacer preguntas y encontrar respuestas. Es además, una de las principales responsabilidades de los líderes y jefes de un grupo. Pero no pierda la oportunidad de compartir con todos sus colaboradores, en especial cuando de decisiones importantes se trata, claro está, sin olvidar que el responsable último por la decisión es usted.

Lo primero que debe aceptar para tomar decisiones que sean mejores y oportunas es que siempre lo hará en un ambiente de incertidumbre: el futuro no se conoce y a veces el pasado solo se entiende parcialmente.

Para tomar las mejores decisiones, debe contar con información suficiente y apoyarse en herramientas y técnicas siguiendo una serie de pasos concretos:

1. Antes de tomar cualquier decisión debe tener claro cuál es el problema que quiere resolver. La correcta definición del problema es básica. Analice el problema en detalle, defínalo desde varios ángulos diferentes (por ejemplo, ¿cómo lo ve el área comercial?, ¿qué opina producción?), aléjese y véalo en perspectiva (hoy es un problema, dentro de un mes, ¿también lo será?, es un problema de su empresa, o ¿afecta toda la industria?). 

Una herramienta útil es imaginar la situación ideal y establecer cómo la actual se desvía. Así, detecta las brechas que hay que llenar y las oportunidades que puede aprovechar. Ponga especial cuidado en separar los síntomas de las causas. Póngale números para cuantificar el problema en sus justas proporciones.

2. Con un problema claramente definido, establezca los objetivos que desea alcanzar. Los mejores objetivos son aquellos que incluyen una acción planteada como verbo (mejorar, aumentar, reducir, acercar, acelerar), una cantidad y una fecha.
3. Antes de lanzarse a resolver el problema, es importante que defina qué información necesita, de dónde la va a obtener y que métodos va a emplear para convertir la información en conocimiento y sabiduría.

En relación a los diversos métodos y técnicas, algunos comentarios sobre éstos:

• Análisis de sistemas: permite revisar las entradas (gente, materiales, infraestructura), procesos (modificaciones a las entradas) y salidas (bienes y servicios) de toda la empresa o del área dónde existe un problema para resolver. Mejora la utilidad del esquema si se incluye un diagrama de flujo del producto / servicio de un área a la otra. Ayuda a determinar qué entradas influyen en qué salidas.
• Análisis costo beneficio: facilita comparar los aspectos positivos y negativos de varias alternativas asignando valor a los beneficios y a los costos.
• Análisis de regresión y correlación: para estudiar la relación entre varias variables y buscar cómo unas afectan a otras.
• Árbol de decisión: representa gráficamente los caminos que se pueden tomar o evitar y cómo unos afectan otros. Es útil para resolver problemas complejos donde se requieren decisiones en secuencia.
• Diagramas PERT: son gráficos secuenciales de las tareas y actividades individuales necesarias para completar un proyecto. Muestran un flujo de trabajo global, determina rutas críticas o correlacionan una tarea con otra.
• Modelos: ayudan a simplificar situaciones muy complejas. Los modelos pueden ser físicos, simbólicos, verbales, gráficos o matemáticos.
• Programación lineal: es un método matemático que encuentra la mejor solución de un problema que se pueda expresar con números.

4. Conocer la herramienta o método que usará, facilita que proceda a recolectar y analizar la información. Una buena recolección de información implica estandarizar la forma como se recoge y administra. Esto ayuda a minimizar los errores humanos en esta etapa. Organícela y preséntela de forma que facilite el análisis y busque hechos, patrones y tendencias.

La información debe ser de todo tipo: numérica, visual, verbal, escrita, conceptual. Recuerde que una decisión importante es un proceso que debe incluir aspectos sociales, emocionales, políticos, de infraestructura y disponibilidad de recursos.

Al buscar información, recuerde que la opinión de otras personas, como clientes y proveedores, además de sus colaboradores, es muy importante. Son visiones desde perspectivas diferentes. Escuche con atención. Si tiene ideas preconcebidas, haga un esfuerzo y déjelas de lado.

Cuídese de los que dicen “si” a todo. No está obteniendo de ellos buena información que le permita aclarar las causas de un problema y a veces ni siquiera le permite ver que hay un problema. Para evitar esto, fomente una cultura en su empresa que promueve la sinceridad y un disentimiento constructivo y honesto. No le huya al conflicto sano. Bien administrado mediante debates constructivos que eviten la rápida convergencia hacia soluciones simples, produce mucha información valiosa para resolver diversas situaciones.

En estas situaciones de debate debe tener presente cuando es el momento apropiado de cerrarlo y construir consenso. Esto nunca significa que todos van a estar de acuerdo con algún tema. Es el compromiso fundamental de todos, los que están de acuerdo y aquellos que no, de dedicar toda su energía y compromiso sin condiciones, a implantar la solución y decisión que finalmente se adopte.

También evite a los que dicen “no”, con argumentos aparentemente sólidos, a todo. Estas personas son frenos a cualquier acción.

Recolectar mucha información y analizarla con todo el rigor y profundidad tiene obvios puntos fuertes. Pero tenga presente que en las actuales condiciones de mercados muy competidos y dinámicos esto puede convertirse en un problema. En estas condiciones de turbulencia, hay que estar preparado para tomar decisiones con información incompleta y sin tener todas las certezas que serían deseables.

5. Con suficiente información debidamente analizada, genere alternativas de solución al problema. Ordénelas según su beneficio neto (beneficio menos costo). Esta generación de alternativas será mejor si la hace en compañía de sus colaboradores. Seleccione entre estas alternativas la mejor y tenga certeza de los argumentos que ha considerado para esto. Sobretodo en decisiones importantes, deberá comunicarlos a su organización cuando anuncie la decisión tomada.
6. Para la alternativa elegida, desarrolle un plan de acción e impleméntelo. Esto implica establecer personas de su grupo responsables, asignar y comunicar niveles de autoridad y alcance de la misma en el tiempo para estas personas. El plan de acción también debe contener un esquema de reportes, tareas y comunicación cuya complejidad y detalle estará relacionado con la magnitud del impacto de la decisión que se desea implantar.
7. Entre tres y cinco semanas de finalizado el programa de implantación, evalúe y obtenga retroalimentación sobre la efectividad de la implantación de la decisión. Una nueva revisión debe hacerse a los seis meses para garantizar que la implantación es sólida y evitar que la inercia típica de todo grupo humano tienda a regresar al estado anterior de las cosas. Aprenda de este análisis y aplique este nuevo conocimiento en sus futuras decisiones.

La toma de decisiones no es un tema de velocidad sino de calidad. Con un buen nivel de intensidad en la preparación de los elementos e información requeridos, las posibilidades de decidir bien se aumentan. Como muchas otras cosas, la calidad de las decisiones mejorará con el tiempo en la medida que aumenta su experiencia. Sin embargo, evite la tentación de caer en hábitos siguiendo los pasos sugeridos con el detalle que cada caso requiera, para todas las decisiones que tome.

Siempre se va a encontrar con decisiones muy difíciles y de alto riesgo. En estos casos, ayuda a evaluar por qué otras empresas no han tomado ese camino que está considerando. Trate de conseguir toda la información que sea posible, evitando congestionarse, y confíe en su instinto. Déjese llevar por sus valores internos y su experiencia. Mantenga su independencia y no se preocupe por las opiniones de los demás.

Un comentario final sobre los errores en las decisiones. Usualmente vienen de distorsiones y polarización de la información. Estas son trampas sicológicas inconscientes. Si está atento a las siguientes trampas, las podrá evitar:

• Anclas: es dar un peso desproporcionado a la primera información que recibe.
• Status quo: favorecer alternativas de solución que dan continuidad a la situación existente.
• Costos escondidos: elegir para justificar elecciones pasadas que fueron equivocadas.
• Confirmar evidencia: buscar información que confirma su punto de vista.
• Historia: basar las decisiones en exceso con historia reciente.