Cómo mejorar la toma de decisiones

La toma de decisiones en una de las responsabilidades y habilidades básicas de un líder y emprendedor. Tomar decisiones es hacer preguntas y encontrar respuestas. Seguir unos pasos establecidos mejora la calidad de la decisión. Evitar trampas en la decisión también lo hace.

Decidir en el ambiente empresarial debe ser un proceso sistemático para identificar con claridad los problemas y resolverlos. Es hacer preguntas y encontrar respuestas. Es además, una de las principales responsabilidades de los líderes y jefes de un grupo. Pero no pierda la oportunidad de compartir con todos sus colaboradores, en especial cuando de decisiones importantes se trata, claro está, sin olvidar que el responsable último por la decisión es usted.

Lo primero que debe aceptar para tomar decisiones que sean mejores y oportunas es que siempre lo hará en un ambiente de incertidumbre: el futuro no se conoce y a veces el pasado solo se entiende parcialmente.

Para tomar las mejores decisiones, debe contar con información suficiente y apoyarse en herramientas y técnicas siguiendo una serie de pasos concretos:

1. Antes de tomar cualquier decisión debe tener claro cuál es el problema que quiere resolver. La correcta definición del problema es básica. Analice el problema en detalle, defínalo desde varios ángulos diferentes (por ejemplo, ¿cómo lo ve el área comercial?, ¿qué opina producción?), aléjese y véalo en perspectiva (hoy es un problema, dentro de un mes, ¿también lo será?, es un problema de su empresa, o ¿afecta toda la industria?). 

Una herramienta útil es imaginar la situación ideal y establecer cómo la actual se desvía. Así, detecta las brechas que hay que llenar y las oportunidades que puede aprovechar. Ponga especial cuidado en separar los síntomas de las causas. Póngale números para cuantificar el problema en sus justas proporciones.

2. Con un problema claramente definido, establezca los objetivos que desea alcanzar. Los mejores objetivos son aquellos que incluyen una acción planteada como verbo (mejorar, aumentar, reducir, acercar, acelerar), una cantidad y una fecha.
3. Antes de lanzarse a resolver el problema, es importante que defina qué información necesita, de dónde la va a obtener y que métodos va a emplear para convertir la información en conocimiento y sabiduría.

En relación a los diversos métodos y técnicas, algunos comentarios sobre éstos:

• Análisis de sistemas: permite revisar las entradas (gente, materiales, infraestructura), procesos (modificaciones a las entradas) y salidas (bienes y servicios) de toda la empresa o del área dónde existe un problema para resolver. Mejora la utilidad del esquema si se incluye un diagrama de flujo del producto / servicio de un área a la otra. Ayuda a determinar qué entradas influyen en qué salidas.
• Análisis costo beneficio: facilita comparar los aspectos positivos y negativos de varias alternativas asignando valor a los beneficios y a los costos.
• Análisis de regresión y correlación: para estudiar la relación entre varias variables y buscar cómo unas afectan a otras.
• Árbol de decisión: representa gráficamente los caminos que se pueden tomar o evitar y cómo unos afectan otros. Es útil para resolver problemas complejos donde se requieren decisiones en secuencia.
• Diagramas PERT: son gráficos secuenciales de las tareas y actividades individuales necesarias para completar un proyecto. Muestran un flujo de trabajo global, determina rutas críticas o correlacionan una tarea con otra.
• Modelos: ayudan a simplificar situaciones muy complejas. Los modelos pueden ser físicos, simbólicos, verbales, gráficos o matemáticos.
• Programación lineal: es un método matemático que encuentra la mejor solución de un problema que se pueda expresar con números.

4. Conocer la herramienta o método que usará, facilita que proceda a recolectar y analizar la información. Una buena recolección de información implica estandarizar la forma como se recoge y administra. Esto ayuda a minimizar los errores humanos en esta etapa. Organícela y preséntela de forma que facilite el análisis y busque hechos, patrones y tendencias.

La información debe ser de todo tipo: numérica, visual, verbal, escrita, conceptual. Recuerde que una decisión importante es un proceso que debe incluir aspectos sociales, emocionales, políticos, de infraestructura y disponibilidad de recursos.

Al buscar información, recuerde que la opinión de otras personas, como clientes y proveedores, además de sus colaboradores, es muy importante. Son visiones desde perspectivas diferentes. Escuche con atención. Si tiene ideas preconcebidas, haga un esfuerzo y déjelas de lado.

Cuídese de los que dicen “si” a todo. No está obteniendo de ellos buena información que le permita aclarar las causas de un problema y a veces ni siquiera le permite ver que hay un problema. Para evitar esto, fomente una cultura en su empresa que promueve la sinceridad y un disentimiento constructivo y honesto. No le huya al conflicto sano. Bien administrado mediante debates constructivos que eviten la rápida convergencia hacia soluciones simples, produce mucha información valiosa para resolver diversas situaciones.

En estas situaciones de debate debe tener presente cuando es el momento apropiado de cerrarlo y construir consenso. Esto nunca significa que todos van a estar de acuerdo con algún tema. Es el compromiso fundamental de todos, los que están de acuerdo y aquellos que no, de dedicar toda su energía y compromiso sin condiciones, a implantar la solución y decisión que finalmente se adopte.

También evite a los que dicen “no”, con argumentos aparentemente sólidos, a todo. Estas personas son frenos a cualquier acción.

Recolectar mucha información y analizarla con todo el rigor y profundidad tiene obvios puntos fuertes. Pero tenga presente que en las actuales condiciones de mercados muy competidos y dinámicos esto puede convertirse en un problema. En estas condiciones de turbulencia, hay que estar preparado para tomar decisiones con información incompleta y sin tener todas las certezas que serían deseables.

5. Con suficiente información debidamente analizada, genere alternativas de solución al problema. Ordénelas según su beneficio neto (beneficio menos costo). Esta generación de alternativas será mejor si la hace en compañía de sus colaboradores. Seleccione entre estas alternativas la mejor y tenga certeza de los argumentos que ha considerado para esto. Sobretodo en decisiones importantes, deberá comunicarlos a su organización cuando anuncie la decisión tomada.
6. Para la alternativa elegida, desarrolle un plan de acción e impleméntelo. Esto implica establecer personas de su grupo responsables, asignar y comunicar niveles de autoridad y alcance de la misma en el tiempo para estas personas. El plan de acción también debe contener un esquema de reportes, tareas y comunicación cuya complejidad y detalle estará relacionado con la magnitud del impacto de la decisión que se desea implantar.
7. Entre tres y cinco semanas de finalizado el programa de implantación, evalúe y obtenga retroalimentación sobre la efectividad de la implantación de la decisión. Una nueva revisión debe hacerse a los seis meses para garantizar que la implantación es sólida y evitar que la inercia típica de todo grupo humano tienda a regresar al estado anterior de las cosas. Aprenda de este análisis y aplique este nuevo conocimiento en sus futuras decisiones.

La toma de decisiones no es un tema de velocidad sino de calidad. Con un buen nivel de intensidad en la preparación de los elementos e información requeridos, las posibilidades de decidir bien se aumentan. Como muchas otras cosas, la calidad de las decisiones mejorará con el tiempo en la medida que aumenta su experiencia. Sin embargo, evite la tentación de caer en hábitos siguiendo los pasos sugeridos con el detalle que cada caso requiera, para todas las decisiones que tome.

Siempre se va a encontrar con decisiones muy difíciles y de alto riesgo. En estos casos, ayuda a evaluar por qué otras empresas no han tomado ese camino que está considerando. Trate de conseguir toda la información que sea posible, evitando congestionarse, y confíe en su instinto. Déjese llevar por sus valores internos y su experiencia. Mantenga su independencia y no se preocupe por las opiniones de los demás.

Un comentario final sobre los errores en las decisiones. Usualmente vienen de distorsiones y polarización de la información. Estas son trampas sicológicas inconscientes. Si está atento a las siguientes trampas, las podrá evitar:

• Anclas: es dar un peso desproporcionado a la primera información que recibe.
• Status quo: favorecer alternativas de solución que dan continuidad a la situación existente.
• Costos escondidos: elegir para justificar elecciones pasadas que fueron equivocadas.
• Confirmar evidencia: buscar información que confirma su punto de vista.
• Historia: basar las decisiones en exceso con historia reciente.

Errores típicos de los emprendedores

Los errores son fuente de mejora. Pero no por eso el emprendedor debe evitar caer en ellos. Las equivocaciones se dan en el alcance del plan de negocios, crear fachadas innecesarias, no orientar los recursos a la ejecución, comunicar mal, buscar crecer muy rápido, pretender la perfección y rendirse muy rápido. 

Los errores en las empresas son fuente de mejora. Pero no por eso hay que dejar de hacer lo posible para no caer en ellos. En las empresas jóvenes los errores que pueden ser frecuentes, también pueden ser la fuente de problemas serios que pueden llegar hasta poner en riesgo la continuidad del emprendimiento.

A continuación, una recolección de errores usuales en los que caen los emprendedores:

• El plan del negocio. Un emprendedor puede caer en dos errores. Uno, no hacer ningún plan. Otro, no terminar de hacerlo nunca. Aunque un buen plan de negocio es necesariamente un documento dinámico que debe revisar continuamente cada año y eso hace que no lo acabe nunca, el “Plan” inicial, sí debe acabarlo pues es el que presenta a sus posibles socios, colaboradores o al banco. Debe ser un documento corto. Establezca en éste metas concretas, un plan de largo plazo racional, una lista de cosas para hacer y arranque. Posteriormente en el camino, adapte y cambie el plan de acuerdo a las realidades.

En sus proyecciones detalle mensualmente el primer año y año a año los siguientes tres. Dos escenarios son suficientes: el escenario base y otro con condiciones mínimas que le asegure llegar al punto de equilibrio. Asegúrese que las sumas y restas estén correctas. Toda proyección tiene supuestos. Deben ser parte de su plan y deben revisarse con frecuencia.

Habrá personas cercanas que pondrán en duda la viabilidad de sus ideas y sus planes. Escúchelos, posiblemente hay algo de interés que le sirva, pero no se deje descarrilar. Recuerde que es su idea, son sus valores y es su vida lo que está reflejando en el plan.

• Tener un fachada con la cual cree se va a diferenciar en el mercado, no le garantiza nada. Un logotipo bonito diseñado por usted o un tercero al cual le ha dedicado varias horas, papelería elegante que posiblemente será costosa, muebles llamativos o de diseño especial y una oficina más allá de lo que puede pagar o necesita no indican lo que usted ofrece como valor a su mercado. Su negocio y usted son los que crean ese valor y eventualmente se convertirán en la marca de su negocio. Invertir en esos temas al inicio distrae recursos de lo realmente importante: conseguir clientes. Establezca verdaderas diferenciales para el cliente. 
• No orientar todos los recursos disponibles a la ejecución. Esta es la única que convierte las ideas y sueños en flujo de efectivo, vital para que su negocio arranque y se sostenga. Tiene que estar muy atento para que las urgencias del día a día no lo distraigan del camino que se ha trazado. Para una buena ejecución, defina con claridad los retos y haga seguimiento muy cercano a la forma cómo sus colaboradores apuntan a ellos. Si su empresa tiene algún tiempo de vida, la correcta ejecución obliga a administrar cambios. Si no lo hace, la organización y su gente tenderá a seguir, por inercia, haciendo las cosas como ya es costumbre. Revise su plan constantemente y confirme que lo que se ejecuta está de acuerdo a lo definido. Establezca indicadores sencillos que permitan medir con buena frecuencia cómo van las cosas. Recuerde que los recursos son limitados y que no puede tratar de ejecutar todo al mismo tiempo. 
• La mala comunicación entre usted que tiene la idea de lo que quiere y las personas que le colaboran en convertirlas en realidad es un enemigo típico del desarrollo de la empresa. Entre más información entregue mejor. Si tiene dudas de las personas y cree que le van a robar la idea, significa que no ha conseguido colaboradores adecuados en los cuales depositar confianza y construir relaciones caracterizadas por la transparencia y la lealtad.
• Ponga siempre en duda la velocidad del crecimiento que puso en el plan. Lo usual es que las ventas proyectadas vayan más lento que lo esperado y que los costos sean más elevados de lo que estimó. Si las diferencias con el plan son muy grandes, tenga una alternativa de acción definida y revise el plan. Esto suaviza el susto. 
• La perfección es solo un buen deseo. Si busca crear un producto u ofrecer un servicio que satisfaga todas las necesidades de todo su mercado no tendrá éxito. Arranque con algo bueno y modifique, complemente, simplifique o haga lo que sea necesario a sus productos o servicios con base en la retroalimentación de sus clientes. Con certeza su diseño original busca atender las necesidades que ha identificado. Pero solo la exposición real al mercado las aterrizará en detalle.
• Cuando se cometan errores no se desespere. Es cierto que cuestan dinero y tiempo. Tómelo con buena actitud y haga de inmediato, con los colaboradores involucrados, una evaluación de las condiciones existentes y diseñe esquemas para evitar que de nuevo se presenten los errores. Llevar registros gráficos de los indicadores le permite establecer patrones y relaciones que pueden dar luz sobre el origen de los errores.
• Si quiere tener éxito, no puede rendirse pronto. Hay que trabajar duro durante un buen tiempo sin ver resultados. Antes de rendirse, haga una pausa y evalúe el esfuerzo adicional que requiere y siga. Previamente al arranque, debe haber compartido su idea con sus familiares y personas cercanas. Serán de gran apoyo en estos momentos de duda. 

Una cosa es ser persistente y otra terco. Si las cosas no marchan de acuerdo a su plan, revise en detalle las razones y llegue al origen del problema. Si se puede resolver, hágalo. Si por el contrario es algo insalvable, determine qué partes del plan requieren modificación y proceda de conformidad.

Tener un plan, ejecutarlo a conciencia, hacer seguimiento permanente y persistir ayudan a sacar adelante su emprendimiento.

Estilos de emprendedor

Cada emprendedor tiene un estilo diferente basado en sus habilidades, fortalezas y debilidades. Elementos para buscar su estilo, detectar sus fortalezas y tener información sobre qué debilidades debe buscar cubrir. Unos emprendedores buscan logro personal, otros son vendedores. Algunos son gerentes y administradores naturales y otros tienen las ideas para innovar.

En el artículo Características buen emprendedor se ha incluido bastante información que le permite definir cuáles son las fortalezas deseadas para esa actividad. Así, podrá evaluarse, detectando esas fortalezas y aclarando las debilidades que deberá suplir de alguna manera.

En este artículo ofrecemos otra visión que tiene el mismo objetivo: darle elementos para que determine sus talentos y fortalezas. En este caso, se explora el tema sobre cuatro tipos o estilos de emprendedor. ¿En cuál cuadrante tiene más características que lo definen? Esto le dará una idea de su estilo y de los puntos en que debe esforzarse para buscar como complementarse. Tenga presente que todas las personas tienen rasgos en todos los cuadrantes y que ninguno es mejor que otro.

¿Considera que tiene las características para ser un emprendedor?

Es tradicional la discusión de si un líder nace o se hace. Igual sucede con un emprendedor. Lo importante es si tiene las características recomendadas para sacar adelante una nueva empresa. Si no las tiene, busque la forma de cubrir esa falta de habilidad. Una debilidad debe ser la fortaleza de otro en el equipo de colaboradores. Se describen algunas estrategias de supervivencia y se plantean algunas preguntas que debe hacerse.

A todos nos gusta saber qué tan bien preparados estamos para una determinada actividad. No debe ser la excepción con una persona que está buscando iniciar un emprendimiento o para aquellos que ya manejan una empresa.

Este artículo no busca ser un recetario para que determine que tan buen emprendedor es o será. Es más una compilación de ideas al respecto que le permitirá detectar sus fortalezas y las áreas que debe fortalecer para ser un emprendedor positivo.

En el artículo De empleado a emprendedor encontrará información de los temas a considerar en el caso de estar pensando dejar un trabajo de empleado para alguien más y cumplir su objetivo de ser su propio jefe.

Lo primero que debe hacer es colocar en una balanza lo positivo y lo negativo de ser un emprendedor:

POSITIVO: 

• Nadie le va a decir qué hacer

• Puede adoptar ideas con rapidez, nadie lo frenará

• Puede ser flexible.

NEGATIVO: 

• Cada 15 días debe pagar una nómina

• Debe conseguir dinero para pagar proveedores y a quién le presta

• Aceptar responsabilidad por las decisiones

• Enfrentar solo situaciones difíciles creadas por circunstancias fuera de su control

• Trabajar muchas horas, incluidos feriados y fines de semana

• Dedicarse obligatoriamente a cosas que no le gustan

• Sí tiene jefes: sus clientes.

Las siguientes estrategias de supervivencia se requieren en una nueva empresa:

• Mantenimiento básico de registros: llevar una contabilidad y más o menos entender qué pasa allí.
• Manejo financiero: saber de donde viene el dinero y por donde se va.
• Manejo del recurso humano: al principio estará tal vez solo, pero si las cosas van bien, pronto necesitará ayuda y la debe saber utilizar.
• Análisis de punto de equilibrio: ¿cuánto es lo mínimo que debe producir y vender para sobrevivir y crecer?
• Conocimiento del entorno en que opera la empresa.
• Conocimiento del producto o servicio.
• Conocimiento de los competidores.
• Relaciones con las autoridades: impuestos, cámaras de comercio.
• Estructuras legales: ¿cuál es mejor forma de definir su empresa?, contratación, minimizar riesgos.
• Habilidades de comunicación.

Estas estrategias de supervivencia ya sugieren habilidades requeridas. Si estas, más el equilibrio de su balanza muestran un resultado que ya esperaba y con el que se siente confortable, invitan a que explore qué características hacen exitoso a un emprendedor. 

Pero antes, conteste Si o No a las siguientes preguntas. Varios “Si” le permitirán seguir tranquilo en el ejercicio de volverse un emprendedor, siempre y cuando los “No” pueda administrarlos de alguna forma.

¿Es usted un líder?

¿Le gusta tomar sus propias decisiones?

¿Lo buscan otras personas para que las ayude a tomar decisiones?

¿Le gusta la competencia?

¿Tiene fuerte voluntad para hacer cosas y clara autodisciplina?

¿Es un rebelde con causa y no le gusta seguir instrucciones de alguien?

¿Se le facilita planear el futuro?

¿Es carismático y le gusta todo tipo de gente?

¿Se la va bien con los demás?

Características del emprendedor

En términos muy simples, un emprendedor exitoso conoce cuáles son sus fortalezas y las explota al máximo y tiene claras sus debilidades, que cubre de alguna manera.

Si explora en Internet, es posible que encuentre infinidad de artículos y muchos cuestionarios con diferentes enfoques para determinar su calificación como emprendedor. Pero si tiene un buen equilibrio de cada uno de las características que a continuación describimos, tiene madera de emprendedor.

PASIÓN

• Expresa sus sentimientos con fuerza.
• Está convencido que tendrá éxito.
• No ve riesgos sino factores que puede manejar para su ventaja, aunque acepta que el riesgo existe.
• Muestra coraje para enfrentarse a los retos.
• Le gusta hacer las cosas ya.
• Se compromete a fondo con lo que emprende.

IMAGINACIÓN

• Hábil para pensar, objetivo y lógico.
• Es creativo, flexible.
• Innovador constante.

AUTODETERMINACIÓN

• No se siente bien trabajando bajo las órdenes de alguien. 
• Sabe que tiene que ejercer autoridad.
• Dispuesto a reducir su estándar actual de vida pues sabe que el futuro será mejor.
• Es disciplinado.

CONFIANZA EN SI MISMO

• Tiene alta necesidad de lograr lo que se propone.
• Tiene “motor”: responsable, vigoroso, fortaleza física, con iniciativa, persistente y con buena salud. 
• Sabe y acepta que debe invertir muchas horas y días en su empresa.
• Muestra estabilidad emocional para soportar el estrés.
• Es sociable, trabaja bien con otros.
• Acepta críticas y rechazo con mente abierta.
• Es optimista, sonríe y transmite optimismo con su forma de actuar.
• Sabe que puede llegar el momento que su empresa puede crecer más allá de lo que puede manejar.
• Toma decisiones estratégicas con poca información.

HABILIDADES

• Es competente en el manejo de las relaciones con las personas, manifiesta consideración por los demás, maneja situaciones con tacto.
• Tiene conocimientos técnicos en su actividad.
• Posee habilidades de comunicación, tanto escrita como hablada, sabe escuchar.
• Ha trabajado alguna vez como jefe o supervisor. Conoce qué se requiere para dirigir. Sabe determinar las habilidades en los demás.
• Aprende de los errores.
• Es abierto a aprender nuevas cosas, de cualquier tipo.
• Entiende y administra sus debilidades.

La intención de tanta información no es confundirlo ni, mucho menos, persuadirlo que tiene o no tiene las características y el perfil del emprendedor.

El objetivo es consolidar muchas visiones de lo que debe tener el emprendedor ideal. 

Pero le permite evaluarse mejor, determinar con más precisión sus habilidades y reconocer sus debilidades. Así podrá rodearse más fácil de personas / colaboradores / socios que en conjunto se complementen.

Otra herramienta que puede ser de ayuda es una descripción de cuatro estilos de emprendedor que encuentra en el artículo Estilos de emprendedor.  

Por último, además de consolidar las fortalezas necesarias y cubrir las debilidades detectadas, un emprendedor debe combinar tres funciones cada día. Son como tres personalidades diferentes en la misma persona.

1. EMPRENDEDOR. Esta es la personalidad que convierte todo en oportunidades. Es el visionario, el soñador y creativo que ve la chispa del futuro y se convierte en el catalizador de los cambios.
2. GERENTE. Es la personalidad pragmática que planea y ordena todo lo que la personalidad Emprendedor desordena. No ve oportunidades sino problemas a resolver.
3. TÉCNICO. Es la personalidad que hace. No le interesa crear ideas sino convertir las ideas de la personalidad Emprendedor en realidades. Discute con la personalidad Gerente por el control que impone.

Un equilibrio de 1/3, 1/3, 1/3 describe a una persona increíblemente competente para sacar adelante un nuevo emprendimiento. 

Al principio es más usual encontrar mucho énfasis en Técnico (del orden del 70%), con una contribución de Gerente (en un 20%) y algo de Emprendedor (el 10% restante). Pero tenga presente que cada época de su empresa requerirá de un énfasis diferente que deberá detectar y hacer los ajustes necesarios en su forma de actuar.