Delegue

Tarde o temprano, un negocio llega a la etapa en que sus gestores no pueden continuar el proceso de crecimiento sin la ayuda de otras personas. Cuando identifique ese momento, ya debe haber desarrollado un grupo de colaboradores en los cuales confía y que ayudarán encargándose de muchas tareas que ha venido haciendo hasta ahora. Podrá así liberar tiempo para pensar las rutas y estrategias apropiadas para el futuro y propósito definidos.

Una habilidad importante, que libera su valioso tiempo para ocuparlo a temas relacionados con la evolución de su empresa hacia el crecimiento sostenido, es la delegación de tareas en cabeza de sus colaboradores. 

Crear un adecuado esquema de delegación es vital para hacer crecer la empresa. 

Si no lo hace, todos los días invertirá su tiempo en mantener las cosas como están. Nunca tendrá tiempo para el pensamiento estratégico ni para tomarse un descanso. Todas las personas acudirán a usted en búsqueda de solución para todo tipo de problemas.

No es una tarea fácil 

• Lo primero a superar es su propia prevención para dejar que otros hagan algunas cosas que le parecen importantes. 
• En segundo lugar, debe aprender a resistir el deseo de involucrarse en todo. 
• Tercero, acepte que los demás tienen formas diferentes de hacer las cosas. Si el resultado es el mismo, ¿que importa la forma? Puede sugerir una forma que a usted le ha servido pero no se case con ella. Permita que el colaborador innove y enriquezca el trabajo con sus ideas.
• Por último, acepte que se van a presentar errores (y recuerde que usted también los ha cometido). Lo importante es aprender de ellos para no repetirlos.

Muchas ventajas

La delegación es una excelente forma de asegurar que las tareas se hagan en menos tiempo. Facilita construir equipos de trabajo. Es una forma buena y simple para hacer sentir valiosos a sus empleados. Sienten que hacen algo con valor para la empresa. Es una herramienta de motivación.

Al dar responsabilidad a los colaboradores les está demostrando que confía en ellos. Esto es importante en la construcción de un ambiente empresarial sano. 

Fomenta que adquieran nuevas habilidades. El sentimiento de responsabilidad y de crecimiento personal son aspectos importantes en la tarea de retener a los empleados (ver artículo Retenga a sus empleados). Crea un terreno propicio para la realización personal de cada colaborador, elemento importante en la eficacia empresarial. 

Todo se puede delegar. 

Todo, eventualmente, se debe delegar. Debe saber hacerlo creando las condiciones adecuadas.

¿Cómo delegar?

Como propietario o gerente necesita enfocarse más en asuntos y temas que adicionen valor superior a la organización. Típicamente, estos son los temas que solo usted es capaz de atender. El resto deléguelo. Pero nunca se olvide de ir preparando a alguien para que haga esas cosas que “solo usted puede hacer”.

Empiece por hacer una lista de todo lo que hace. Revise su agenda y haga memoria de los temas que lo ocuparon en el último mes, o más, si lo recuerda. Emplee Pareto (el 20% de algo genera 80% de resultados) y determine su 20%. El resto, deléguelo.

A continuación, establezca si ese 20% de actividades con las que se ha quedado, realmente generan valor a la empresa y si usted es bueno ejecutándolas. Si además disfruta haciéndolas, tal vez no son tareas que de momento deba delegar. Sin embargo, no deje de pensar si alguien en la organización puede hacerlas mejor que usted. 

Separe las actividades repetitivas de las que no lo son. Las primeras son candidatas a ser delegadas. 

Siga ahora los siguientes pasos:

1. Ya ha completado el primer paso: la lista de actividades para delegar.
2. Identifique la persona adecuada para delegar cada actividad de su lista. Confirme que tiene las habilidades y puede completar un proyecto o tarea en un tiempo definido. No se detenga si la habilidad no está completamente desarrollada. Una de las funciones de la delegación es posibilitar que los colaboradores mejoren. Empiece por tareas sencillas para construir la confianza suya con las capacidades del colaborador y para dar tiempo a que éste se sienta cada vez más capaz de tareas de creciente importancia y complejidad.
3. Especifique los resultados que desea. Prepárese bien para indicar con claridad qué es lo que desea. Si improvisa y está cambiando en forma continua el objetivo que busca al delegar, transmitirá un mensaje equivocado. Comunique con claridad a quien delega, de cuanto tiempo dispone, el presupuesto asignado, el contexto para adelantar el trabajo, tipo de comunicación e informes que requiere, indicando frecuencia, contenido y formato. La buena comunicación no es acerca de lo que usted dice sino lo que recibe el otro. Confirme si ha entendido lo que usted ha transmitido. Pida a quien delega que diga qué ha entendido. Confirme si la persona tiene el adecuado nivel de compromiso para adelantar el trabajo y si entiende las consecuencias de no hacerlo dentro de los parámetros definidos. Debe ser claro y evidente para el colaborador las razones por las cuales el resultado es importante y la forma como contribuye con los resultados generales de la empresa.
4. Escriba los pasos, uno a uno, que ha venido empleando para realizar la actividad que está delegando. Esto da claridad y precisión a todo lo que debe ejecutarse. Son las instrucciones específicas que facilitan el cambio de responsabilidad. De todos modos exprese formalmente que no hay problema si la persona que ahora va a realizar ese trabajo, propone formas alternas para hacerlo, que no pongan en riesgo los resultados. Es posible que se sorprenda de la creatividad de sus colaboradores.
5. Especifique la evidencia que permitirá que usted y su colaborador sepan que ya se alcanzó el objetivo y se dieron los resultados esperados, especificados en el paso 3.
6. Haga claridad que está celebrando un “contrato” con su colaborador, donde transfiere responsabilidad y prioridad por una tarea. Pregunte si está dispuesto a “firmar” ese contrato. No es necesario que lo escriba, si hay confianza. Si es alguien nuevo a quien delega, tal vez si es mejor ponerlo por escrito.
7. Haga seguimiento y ofrezca soporte, pero no resuelva todos los problemas. Según la duración de cada actividad, establezca puntos intermedios de control en el tiempo, con indicación del avance esperado. Tenga presente que una cosa es delegar y otra abdicar, o desaparecer una vez delega, dejando sola a la persona. Tampoco caiga en el extremo de la micro gerencia asfixiando al colaborador con demasiado control. El colaborador lo debe sentir cerca para aclarar alguna duda que tenga pero debe darle espacio a que desarrolle confianza. Es raro que deba completar la tarea que delegó si hizo el trabajo de preparación, asignación y comunicación en forma correcta. Ocasionalmente el colaborador puede tener problemas. Siempre trátelos como una oportunidad de aprendizaje, pero nunca retire la delegación dada. Apoye con más herramientas y facilitando algún aprendizaje que haga falta. En el futuro, el problema no se presentará de nuevo. Este paso es importante porque construye mejores desempeños y se da aprendizaje, tanto para usted como para su colaborador.
8. El seguimiento para tareas de naturaleza repetitiva debe irse reduciendo hasta que tenga la certeza que el colaborador domina esa nueva asignación. Quizá sea el momento de delegar a esta persona una tarea más.
9. Reconozca los resultados intermedios y finales, premie de alguna manera, agradezca, etc. Así crea satisfacción, construye confianza en la persona, la hace sentir útil. Inspira a los demás colaboradores. Crea una organización sana. Eso motiva más que otras cosas.