Es más fácil administrar una empresa cuando tiene mediciones e información sobre las actividades clave. Al diseñar un reporte periódico breve que revisa con una frecuencia acorde a la velocidad de su negocio, hará más fácil esa tarea sin recargar a los demás con reportes complicados. Defina unos pocos indicadores clave para cada área y haga seguimiento formal.
Para facilitar la administración de su empresa, necesita tener mediciones e información de aquellas actividades clave. Dependiendo de la velocidad de su negocio, reúnase brevemente con sus colaboradores directos, cada semana, quincenalmente o cada mes, para analizar estas cifras presentadas en un reporte sencillo que facilitará alinear todos sus recursos hacia los objetivos comunes. Este reporte no reemplaza el reporte mensual típico que incluye mucho más detalle de su operación.
El objetivo de este reporte periódico es permitir un control más cercano de actividades importantes sin recargar a la organización con la generación de reportes complicados ni requerir por parte suya y de sus colaboradores mucho tiempo para su análisis.
El reporte periódico incluye datos financieros y operacionales que deben medir aquellas actividades que ha definido en su plan estratégico como centrales para alcanzar sus metas y realizar su visión.
En el reporte típicamente debe incluir indicadores relacionados los colaboradores (recurso humano), temas de mercadeo y ventas, producción, inventarios, seguridad, capital de trabajo e ingresos y otros que considere pertinentes.
El reporte ocupa una solo página donde aparece toda la información, como se ilustra a la izquierda para un ejemplo de reporte semanal.
El responsable de cada una de las áreas debe generar cada semana la información que se decida incluir en el reporte.
Es recomendable solicitar a una sola persona que consolide todos los datos y elabore el reporte. Puede diseñar un formato con los espacios en blanco para llenarlos a mano.
A modo de sugerencia, en la ilustración abajo, aparece un formato de la información para una de las áreas. Modifíquelo de acuerdo a sus necesidades.
Si este es un procedimiento nuevo para su empresa, inicie con unos 3 o 4 indicadores clave en las áreas de ventas, producción y finanzas (donde flujo de caja es muy importante). Con el tiempo, cuando se sienta cómodo con el esquema, podrá incrementar la cantidad de indicadores que usa para eventualmente incluir indicadores estratégicos como retención de clientes, potencial de crecimiento de clientes, datos por linea de producto o servicio e información detallada de costos. Busque siempre que los indicadores midan temas que ha incluido en su plan estratégico, que puede medir con facilidad y ayuden a toda la organización a tomar mejores decisiones.
Para el correcto diseño de sus indicadores tenga en cuenta el acrónimo SMART para cada uno:
- Deben ser eSpecíficos
- Medibles con facilidad y a bajo costo
- Alcanzables
- Relevantes, relacionados con las metas y objetivos
- Generados a Tiempo
Algunos indicadores que tenga en mente pueden tener un ciclo de medición largo que no los vuelve prácticos para un reporte semanal. Deje estos para sus informes mensuales o anuales.
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