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martes, 11 de junio de 2019

Planee para casos de emergencia

Todo empresario debe considerar la posibilidad real de verse frente a una emergencia o un imprevisto importante que si no es administrado correctamente puede generar problemas serios y poner en riesgo la evolución de la empresa. Pensar sobre estos temas y diseñar acciones puede minimizar el impacto negativo.

Ninguna persona o empresa está exenta de verse involucrada en una emergencia o un imprevisto importante. Grave o no, todos estos eventos son desagradables. Algunos ejemplos:
  • Un empleado valioso se retira sin aviso previo.
  • Usted o uno de sus colaboradores importantes tiene un accidente o una enfermedad que lo retira del trabajo durante un tiempo considerable.
  • Su cliente más importante deja de hacer negocios con su empresa.
  • Aparece un competidor con el que usted no contaba.
  • Un proveedor se vuelve poco confiable.
  • Un corte de energía lo deja sin su capacidad productiva.

Con certeza, esta lista la puede extender a muchas situaciones que imagine e incluso incluir algunas que ya ha vivido.
La misma definición de emergencia establece que se trata de eventos serios, inesperados y desafortunadamente en muchos casos, peligrosos. Por eso, cuando se presentan, requieren una atención inmediata pero no visceral. Debe ser por el contrario una respuesta seria, lo más calmada que pueda y sobre todo muy racional.
Para poder enfrentar la emergencia con ese estado de ánimo, ayuda mucho una preparación previa  de algún tipo. Elaborar con sus colaboradores cercanos un documento que todos conozcan sobre cómo proceder, es una buena herramienta. Más adelante damos algunas recomendaciones.
El riesgo más severo que toda empresa tiene es la falta temporal o permanente de sus colaboradores más relevantes. El diseño anticipado e implantación de algún plan de sucesión y de redundancia de los cargos importantes (más de una persona que conozca las funciones básicas), reduce el impacto de esa emergencia. Desde el cargo más importante de la empresa y cubriendo todos aquellos que se consideren importantes para las actividades del día a día o desde el punto de vista estratégico, debe considerar una o dos personas que se estén preparando para una posible promoción futura y que de alguna manera conocen los roles, contactos, actividades, funciones y el tipo de decisiones que el cargo requiere.
Un documento físico, comentado antes, que es prudente revisar con alguna periodicidad y que su grupo cercano de colaboradores y asistentes conoce, debe incluir información, entre otros, de los siguientes temas:
  • Aspectos legales de la empresa. ¿Quién tiene autoridad para firmar documentos? ¿Quién firma en los bancos? ¿Quiénes son los dueños de la empresa? ¿Existe algún esquema de herencia definido? Puede haber decidido que todo lo firma usted. Sin embargo, organizar que un colaborador de confianza, su cónyuge, el abogado, o un amigo muy cercano tenga también firmas, es una práctica que puede evitar que su empresa se paralice por la falta de firmas.
  • Contactos clave. Todas las personas con nivel de decisión en la empresa deben registrar en ese documento el nombre y datos de contacto con todas las personas clave para la operación del negocio. Estas incluyen: • clientes, • proveedores, • sector financiero, • abogados, • expertos en impuestos, • miembros de junta directiva / asesora, • otros asesores externos, • etc.
  • Mensajes a transmitir en caso de emergencia. Piense en las diferentes situaciones de crisis que se pueden presentar. ¿Cuál será el mensaje que transmitirá? ¿A quién lo enviará? ¿Quién será el responsable de divulgarlo? ¿Quién tendrá ojos y oídos atentos para medir las reacciones internas y externas?
  • Documentos importantes. Muchos documentos importantes son guardados por sus dueños en lugares que solo conocen ellos. En una emergencia, eso puede generar muchos problemas. Si están en un sitio “secreto”, es recomendable que comparta el secreto con alguien de su confianza. Si es una caja fuerte, ¿a quién le dará la clave? ¿Dónde están las pólizas de seguros? ¿Cómo se manejan los archivos de soporte (físicos y digitales) de su información vital?
  • Otros temas y aspectos que sean relevantes para las específicas circunstancias de su negocio.


Una vez tenga ese documento listo, determine con sus colaboradores quién tendrá copia y dónde estará archivada (puede ser prudente que una o varias de esas copias estén en un lugar diferente a las instalaciones de su negocio, por ejemplo, en la residencia de los colaboradores de confianza o en la suya). De igual importancia es determinar quién mantendrá ese documento al día, ejercicio que se puede hacer coincidir con las actividades de planeación estratégica o presupuesto que periódicamente toda empresa debe llevar a cabo.

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